Tien redenen om een oplossing voor werktijdbeheer te kiezen

Met Tijd- en activiteitenbeheer (TAB) kunnen de werktijden en de aan- en afwezigheid van bedrijfsmedewerkers worden bijgehouden. Hoewel dat ook handmatig kan worden gedaan, is het een erg lastige en tijdrovende taak. Daarom is het zeer interessant met software te werken die deze processen automatiseert. Lees hieronder tien redenen om een oplossing voor werktijdbeheer te kiezen!

Beheer efficiënt de werktijden van de werknemers

1 - Eenvoudiger HR-beheer

Als u weleens hebt geprobeerd de aan- en afwezigheid van uw medewerkers handmatig te beheren, hebt u het vast gemerkt: het is een lastig karwei. Het vergt veel aandacht en het kost veel tijd om alles af te stemmen op de specifieke situaties van elke werknemer. Als deze taak door TAB-software wordt uitgevoerd, hebben HR-managers meer tijd voor belangrijkere werkzaamheden, zoals werving, de werknemerservaring en de teamcohesie.

1 - Eenvoudiger HR-beheer

Als u weleens hebt geprobeerd de aan- en afwezigheid van uw medewerkers handmatig te beheren, hebt u het vast gemerkt: het is een lastig karwei. Het vergt veel aandacht en het kost veel tijd om alles af te stemmen op de specifieke situaties van elke werknemer. Als deze taak door TAB-software wordt uitgevoerd, hebben HR-managers meer tijd voor belangrijkere werkzaamheden, zoals werving, de werknemerservaring en de teamcohesie.

2 - Betrouwbare HR-gegevens, zonder fouten

Het handmatig berekenen van de werktijden is niet alleen tijdrovend, maar ook behoorlijk foutgevoelig. Zeker bij een groot aantal werknemers is een fout zo gemaakt. Bovendien is de taak volledig overbodig en kan het moeilijk zijn de concentratie vast te houden. Software kan dit risico aanzienlijk beperken: de berekeningen worden geautomatiseerd en er kan rekening worden gehouden met bijzondere gevallen (deeltijdwerk, langdurig ziekteverlof, enz.)./p>

3 - Werknemers kunnen eenvoudiger bijhouden hoeveel verlofdagen ze nog hebben

Voor werknemers is het niet altijd even duidelijk hoeveel verlofdagen ze nog hebben. Met software zien ze het resterend aantal meteen en kunnen ze de dagen die ze nog moeten opnemen beter plannen. Ze hoeven het aantal dagen dan niet zelf te berekenen of hun HR-manager ernaar te vragen. Deze autonomie wordt vaak zeer op prijs gesteld.

4 - Werknemers weten zeker dat de arbeidswetgeving wordt nageleefd

Zoals HR-afdelingen maar al te goed weten, verandert de arbeidswetgeving voortdurend en kan het voor zowel managers als werknemers lastig zijn om die veranderingen bij te houden. Software wordt in het algemeen automatisch aangepast aan veranderende wetgeving en moet de bedrijfsleiders helpen de basisprincipes bij te houden en in acht te nemen, zoals het maximumaantal uren per dag en per week, het aantal gewerkte dagen in het jaar voor de dagforfaits, het nemen van de pauzes, enz. Zo weten werknemers en managers altijd waar ze aan toe zijn en hoeven ze zich geen zorgen te maken.

5 - Soepel loonlijstbeheer

De juiste integratie van software voor werktijdbeheer in het HR-informatiesysteem van het bedrijf is een belangrijke succesfactor. Loonlijstbeheer is zowel voor HR als voor werknemers een grote bron van stress, maar automatisering ervan met software die zelf rekening houdt met overuren, werkonderbrekingen en verlofdagen brengt rust voor alle medewerkers. Voor de HR-medewerkers is het één stresserende taak minder en de werknemers weten zeker dat er geen fouten in de berekening zitten. De werknemersgegevens kunnen ook automatisch worden geïntegreerd. De gegevens hoeven dan niet meer in verschillende applicaties opnieuw te worden ingevoerd, zodat tijd wordt bespaard. Ten slotte is het belangrijk de functionele grenzen van elke in het bedrijf gebruikte oplossing duidelijk af te bakenen om de voor elke taak verantwoordelijke personen te vast te stellen. Door zo'n analyse is het mogelijk de integratieprocessen te verfijnen, de administratieve productiviteit aanzienlijk te verhogen en betrouwbaardere gegevens op te vragen.

Volg de werkzaamheden van de werknemers om de werktijd van teams beter in te delen

6 - Betere controle van de aanwezigheids- en afwezigheidsuren

Voor managers is het bijzonder zinvol een werkcontrolesysteem in te voeren. Ze kennen dan de roosters van alle werknemers, weten of ze telewerken, persoonlijk aanwezig zijn of verlof hebben, krijgen een planning van het personeelsbestand over de maand, enz. Bovendien hebben ze met zo'n systeem een globaal overzicht van de agenda’s en kunnen ze voldoende medewerkers aan hun projecten toewijzen zonder het risico te lopen deadlines te missen wegens een tekort aan personeel. Voor teams met hybride werknemers is een werkcontrolesysteem haast onmisbaar om te weten wie waar en wanneer aan het werk is.

7 - Meer waardering voor het werk van alle medewerkers

Door de werkzaamheden van iedereen bij te houden, kan de tijd worden bevestigd die aan elk project is besteed en de globale werklast van elke werknemer worden verdeeld. Deze gegevens zijn voor managers zeer interessant om de hoeveelheid werk die aan elk teamlid moet worden toegewezen te kunnen aanpassen.

8 - De werktijd van de werknemers aanpassen

Als een project gepaard gaat met een zware werklast kunnen met een werkcontrolesysteem de taken goed worden aangepast om de hogere werkdruk te compenseren. Dankzij de software is het namelijk duidelijker wie er nog werk bij kan hebben en van wie werk moet worden overgenomen. Dit voorkomt overbelasting en stress, factoren die vaak leiden tot een aanzienlijke daling van de productiviteit en de inzet voor het bedrijf.

9 - Correcte facturering van de gewerkte tijd

Door registratie van de werktijden ontstaat ook een nauwkeurig overzicht van de hoeveelheid tijd die aan een project is besteed. Zo kunnen niet alleen nauwkeurigere facturen worden opgemaakt voor de klant, maar kan ook de tijd worden verantwoord die aan elke projecttaak is besteed.

10 - Goed gekozen HR-software maakt het voor iedereen gemakkelijker

Het zal u duidelijk zijn: TAB-software maakt het HR-medewerkers, managers, werknemers en klanten een stuk gemakkelijker. Ze zijn namelijk minder tijd kwijt met lastige taken, maken geen fouten meer, hebben minder stress en krijgen een nauwkeurig overzicht van de tijd die elk van hen aan projecten heeft besteed. Voor een goede keuze van uw software moet u nagaan of u er planningen, afwezigheidsuren, loonlijsten, werktijden en facturen mee kunt beheren. De software moet de hele HR-organisatie vereenvoudigen.

Software voor werktijdbeheer heeft een groot aantal voordelen, zowel voor het bedrijf als voor de werknemer. De software vermindert een hoop stress en bespaart tijd bij het berekenen van de werktijden en verlofdagen. Voor de werknemers is het een hele geruststelling te weten dat er in de berekeningen geen fouten zitten en dat de informatie eenvoudig toegankelijk is. Voor managers en HR-medewerkers is het een enorme tijdsbesparing en een eenvoudige manier om de werktijden van alle werknemers in te delen. Twijfel niet langer: het is een zeer rendabele investering, met tal van voordelen!