• Home
  • Privacybeleid

Privacybeleid

We beschermen uw persoonlijke informatie

UKG Inc., bestaande uit Ultimate Software, Kronos en hun respectieve dochterondernemingen (gezamenlijk: "UKG", "wij", "ons", "onze") streeft ernaar de privacy te beschermen van alle personen die onze websites bezoeken ("Bezoekers") en alle personen die onze producten en diensten gebruiken ("Gebruikers", "u", "uw") als medewerker of sollicitant van UKG of als medewerker of sollicitant van een klant van UKG.

Toepassingsgebied

Deze privacyverklaring (de “Privacyverklaring”) beschrijft de privacymaatregelen van UKG voor het gebruik van de websites, producten, diensten en bijbehorende applicaties ("Diensten") van UKG. De Privacyverklaring bevat ook informatie over uw keuzemogelijkheden met betrekking tot het verzamelen of gebruiken van uw persoonlijke gegevens (“Persoonsgegevens”) en de rechten die u op dit gebied hebt, waaronder het recht om de over u verzamelde gegevens in te zien of aan te passen.

Waarvoor geldt deze Privacyverklaring?

De Privacyverklaring geldt voor Persoonsgegevens die door klanten, medewerkers, sollicitanten en/of websitebezoekers worden verstrekt of over deze personen worden verzameld tijdens het gebruik van de Diensten van UKG. In de context van deze Privacyverklaring verstaan we onder “Persoonsgegevens” alle informatie die door UKG wordt verzameld en die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Welke Privacyverklaring geldt voor u?

Onze Privacyverklaring voor klanten is van toepassing als u:

  • gebruikmaakt van een inlogpagina met de merkidentiteit van een klant van UKG
  • als sollicitant een profiel aanmaakt of solliciteert naar een functie bij een klant van UKG.

Deze Privacyverklaring is van toepassing als u:

  • gebruikmaakt van een inlogpagina met de merkidentiteit van UKG
  • als sollicitant een profiel aanmaakt of solliciteert naar een functie bij UKG.

Links naar externe websites

De websites van UKG bevatten mogelijk links naar externe websites. Deze links worden uitsluitend voor uw gemak en ter informatie aangeboden. Wanneer u op een van deze links klikt, verlaat u de website van UKG en wordt u doorgestuurd naar een website van een externe partij. UKG heeft geen controle of zeggenschap over de websites van externe partijen. Het privacybeleid van externe partijen is mogelijk anders dan dat van UKG. Wij doen geen uitspraken of aanbevelingen over externe websites. Wanneer u Persoonsgegevens deelt met externe websites, is onze Privacyverklaring niet van toepassing op de verwerking van die gegevens door de externe partij. We adviseren u om het privacybeleid van externe websites of bedrijven te lezen voordat u uw Persoonsgegevens met die websites of bedrijven deelt.

Bronnen van Persoonsgegevens

Informatie die wij verzamelen:

UKG verzamelt Persoonsgegevens op verschillende manieren, waaronder:

  • rechtstreeks van websitebezoekers, (potentiële) klanten, sollicitanten of medewerkers
  • rechtstreeks of indirect van websitebezoekers, klanten, leveranciers, serviceproviders of andere externe partijen
  • op basis van de manier waarop u onze websites of producten gebruikt, onze websites bezoekt of op onze websites actief bent.

Lees de onderstaande paragrafen door om te zien welke Persoonsgegevens wij verzamelen en hoe we die Persoonsgegevens gebruiken.

Bezoekers aan onze websites

Hoe verzamelen we Persoonsgegevens?

UKG verzamelt Persoonsgegevens over personen die onze websites bezoeken en ervoor kiezen om Persoonsgegevens te verstrekken. We verzamelen bijvoorbeeld informatie wanneer u onze website bezoekt of via onze website contact met ons opneemt en u uw e-mailadres, telefoonnummer of soortgelijke informatie vermeldt, bijvoorbeeld tijdens de inschrijving voor een webinar.

Welke gegevens worden verzameld?

We verzamelen de volgende informatie over websitebezoekers:

  • naam
  • bedrijf
  • functie
  • adres
  • telefoonnummer
  • e-mailadres.

Kinderen

We verzamelen nooit bewust Persoonsgegevens over kinderen jonger dan 13 jaar. Als je jonger bent dan 13 jaar, stuur dan nooit je persoonlijke gegevens naar UKG! Als u reden hebt om te geloven dat een kind jonger dan 13 jaar zijn of haar Persoonsgegevens heeft verstrekt aan UKG, neem dan contact met ons op via de contactgegevens in paragraaf 14 van deze Privacyverklaring. Wij nemen dan maatregelen om deze informatie uit onze databases te verwijderen.

Medewerkers en sollicitanten van UKG

Hoe verzamelen we Persoonsgegevens?

UKG verzamelt Persoonsgegevens over personen die een sollicitatieformulier voor een functie bij UKG invullen. Bovendien verzamelt UKG informatie over personen die een profiel op onze website aanmaken, ongeacht de vraag of ze ook een sollicitatie indienen.

Als u na uw sollicitatie door UKG in dienst wordt genomen, wordt er tijdens de onboarding en gedurende het dienstverband nog meer informatie verzameld. Daarnaast kunnen we informatie verzamelen die u vrijwillig openbaar maakt en/of deelt via algemeen toegankelijke platformen, zoals sociale media.

Welke gegevens worden verzameld?

We verzamelen onder meer de volgende Persoonsgegevens over sollicitanten en medewerkers van UKG:

  • persoonlijke identificatie (naam, adres, leeftijd, geboortedatum, sofi-nummer)
  • informatie over beroep of dienstverband (personeelsdossier, salaris)
  • informatie over opleiding
  • privé en zakelijke contactgegevens.

Klanten (en hun medewerkers en sollicitanten)

Hoe verzamelen we Persoonsgegevens?

Wanneer onze klanten gebruikmaken van onze producten en diensten, is het de verantwoordelijkheid van de klanten om te bepalen welke Persoonsgegevens over hun medewerkers of sollicitanten worden verzameld. UKG verwerkt informatie uitsluitend op aanwijzing van onze klanten en heeft geen directe relatie met de personen (medewerkers en sollicitanten van onze klanten) over wie wij Persoonsgegevens verwerken.De informatie kan worden verzameld via onze SaaS-oplossing, door leden van ons supportteam die onze klanten ondersteunen, of door dienstverleners die door UKG worden ingehuurd om bepaalde Diensten te leveren. Medewerkers van klanten die Kronos-terminals met een biometrieapparaat of vingerafdrukscanner gebruiken voor de tijdregistratie van hun medewerkers, dienen ook de paragraaf Biometrische gegevens in deze Privacyverklaring te lezen.

Welke gegevens worden verzameld?

Welke Persoonsgegevens wij namens onze klanten verzamelen, verschilt van klant tot klant. Maar in ieder geval wordt informatie verzameld zoals naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, informatie over aanwezigheid en werkroosters, en sofi-nummers. Neem contact op met uw werkgever of met het bedrijf waarbij u hebt gesolliciteerd voor meer informatie over de gegevens die zij verzamelen voor gebruik met de producten en diensten van UKG.

Gebruikers van mobiele apps

Hoe verzamelen we Persoonsgegevens?

UKG verzamelt Persoonsgegevens over gebruikers van onze mobiele apps wanneer een gebruiker ervoor kiest deze gegevens te verstrekken. We kunnen ook informatie over appgebruikers verzamelen door middel van mobiele analysesoftware.

Welke gegevens worden verzameld?

Onze mobiele app kan registreren hoe vaak u de app gebruikt, welke gebeurtenissen er in de app optreden, de totale gebruiksduur, prestatiegegevens, de locatie van de gebruiker, het type apparaat en de appstore waar de app is gedownload. De informatie die we met de analysesoftware registreren, wordt niet gekoppeld aan Persoonsgegevens die u met de mobiele app verstrekt.

Websiteactiviteit, cookies en andere trackingtechnologie

Hoe verzamelen we Persoonsgegevens?

UKG verzamelt informatie door middel van trackingsoftware, aan de hand van uw activiteiten op onze websites, via cookies en met andere trackingtechnologieën.

Welke gegevens worden verzameld?

De trackingsoftware registreert automatisch bepaalde technische gegevens, die vervolgens worden opgeslagen in de logbestanden op onze webserver. Bijvoorbeeld: wanneer u onze websites bezoekt, wordt niet-gevoelige informatie van uw apparaat door ons en onze partners opgeslagen en geanalyseerd, zoals cookies of een unieke identificatie van uw apparaat. Daarnaast verwerken we Persoonsgegevens zoals uw IP-adres, de fabrikant en het model van uw apparaat, het type webbrowser, de bezochte webpagina's en de hoeveelheid tijd die u op onze websites doorbrengt.

Voor meer informatie over de manier waarop wij cookies en andere trackingtechnologieën gebruiken, leest u de paragraaf Cookies en andere trackingtechnologie.

Functies en widgets van sociale media

Hoe verzamelen we Persoonsgegevens?

Onze websites bevatten mogelijk bepaalde functies van sociale media-functies, zoals videolinks, knoppen voor 'Vind ik leuk' en 'Delen', widgets en interactieve miniprogramma's. Om deze functies te laten werken, worden mogelijk cookies ingesteld. Sociale media-functies en widgets worden door een externe partij of op onze eigen websites gehuisvest. U bepaalt zelf of en hoe u deze functies gebruikt. Op het gebruik en de werking van de functies is het privacybeleid van de desbetreffende bedrijven van toepassing.

Welke gegevens worden verzameld?

Deze functies en widgets kunnen mogelijk Persoonsgegevens verzamelen, zoals uw IP-adres en welke webpagina u bezoekt.

UGebruik van Persoonsgegevens

Waarom gebruiken we uw Persoonsgegevens?

UKG maakt om verschillende redenen gebruik van Persoonsgegevens, zoals:

  • om met u te communiceren over onze producten en/of diensten
  • om te voldoen aan de doelen waarvoor de informatie is verzameld of verstrekt, zoals het leveren van producten en/of diensten waarvoor een contract is afgesloten
  • om onze websites, producten en diensten te verbeteren door middel van testen, analyse, onderzoek en productontwikkeling
  • om veiligheidsredenen, bijvoorbeeld om ongeoorloofde toegang of verstrekking te voorkomen, om betrouwbare data bij te houden, om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van uw Persoonsgegevens te beschermen en om uitsluitend correct gebruik van uw Persoonsgegevens toe te staan
  • om aan alle geldende wettelijke verplichtingen te voldoen.

Lees de onderstaande paragrafen door om te zien hoe we uw Persoonsgegevens gebruiken.

Bezoekers aan onze websites

Hoe gebruiken we uw Persoonsgegevens?

De Persoonsgegevens die u tijdens het gebruik van deze website verstrekt, worden verwerkt in overeenstemming met deze Privacyverklaring. We gebruiken uw Persoonsgegevens om uw informatieverzoeken over onze producten en diensten te beantwoorden en om u in staat te stellen zich te registreren en deel te nemen aan evenementen die wij organiseren of sponsoren (inclusief webinars).

Medewerkers en sollicitanten van UKG

Hoe gebruiken we uw Persoonsgegevens?

We gebruiken Persoonsgegevens van onze sollicitanten en medewerkers voor legitieme HR-doeleinden, zoals:

  • salarisadministratie
  • vervulling van vacatures
  • bijhouden van betrouwbare dossiers over arbeidsvoorwaarden
  • voldoen aan meldingsverplichtingen van de overheid
  • prestatiebeheer
  • toegangsbeheer voor onze netwerken
  • authenticatie van personen
  • beveiliging en beheer van veiligheid en gezondheid.

Klanten (en hun medewerkers)

Hoe gebruiken we uw Persoonsgegevens?

We gebruiken uw Persoonsgegevens om u Diensten te leveren volgens de contractuele verplichtingen van UKG, om deze Diensten te verbeteren en/of om met u over onze producten en diensten te communiceren. Medewerkers van klanten die Kronos-terminals met een biometrieapparaat of vingerafdrukscanner gebruiken voor de tijdregistratie van hun medewerkers, dienen ook de paragraaf Biometrische gegevens in deze Privacyverklaring te lezen.

Websiteactiviteit, cookies en andere trackingtechnologie

Hoe gebruiken we uw Persoonsgegevens?

Om de inhoud en de vormgeving van onze website te verbeteren, maakt UKG gebruik van trackingsoftware om automatisch technische data te registreren en op te slaan in logbestanden op onze webserver. UKG en zijn partners kunnen cookies en andere trackingtechnologieën gebruiken om de voorkeuren van onze websitebezoekers te meten, trends te analyseren, de website te beheren, de bewegingen van bezoekers op de website te volgen en algemene demografische informatie te verzamelen over de groepen die onze website bezoeken. Lees de paragraaf Cookies voor meer informatie.

Mobiele apps

Hoe gebruiken we uw Persoonsgegevens?

UKG gebruikt mobiele analysesoftware om inzicht te krijgen in de werking van onze mobiele software op uw smartphone. De informatie die we met de analysesoftware registreren, wordt niet gekoppeld aan Persoonsgegevens die u met de mobiele app verstrekt.

Verstrekking van Persoonsgegevens

Wij verkopen nooit Persoonsgegevens aan externe partijen. Lees de onderstaande paragrafen om te zien hoe en wanneer we uw Persoonsgegevens mogelijk aan anderen verstrekken.

Gelieerde bedrijven en dochterondernemingen:

We delen uw Persoonsgegevens mogelijk met onze gelieerde bedrijven en dochterondernemingen om u een product of dienst te leveren of om een taak uit te voeren waar u ons om gevraagd hebt.

Externe partijen (leveranciers en serviceproviders):

We werken mogelijk samen met externe partijen (leveranciers en/of serviceproviders) om u een product of dienst te leveren (of voor bepaalde andere doeleinden, zoals het verbeteren en/of afleveren van onze producten en diensten) of om een taak uit te voeren waar u ons om gevraagd hebt.

We hebben contracten met externe partijen (leveranciers en/of serviceproviders) afgesloten om bepaalde functies namens ons, en uitsluitend op onze aanwijzing, uit te voeren. Onze externe partners zijn gebonden aan geheimhoudingsverklaringen, hebben alleen toegang tot uw Persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is om de contractuele diensten te kunnen leveren, en mogen uw Persoonsgegevens alleen verwerken volgens onze aanwijzingen (en alleen voor de doeleinden die wij hebben gekozen).

Overige verstrekkingen

UKG kan uw Persoonsgegevens verstrekken indien wij te goeder trouw menen dat deze verstrekking noodzakelijk is om:

  • te voldoen aan wettelijke verplichtingen of gerechtelijke bevelen
  • misbruik of ongeoorloofd gebruik van onze website tegen te gaan
  • de persoonlijke veiligheid en/of de eigendommen van onze gebruikers of het algemene publiek te beschermen (dit kan onder andere inhouden dat, indien u valse informatie verstrekt of zich uitgeeft voor iemand anders, wij informatie over u kunnen verstrekken in het kader van een onderzoek naar uw handelingen).

Anders dan voor zover in deze Privacyverklaring is vermeld, verstrekken wij uw Persoonsgegevens niet aan onbekende of niet-gerelateerde externe partijen en maken wij geen kruisverwijzingen tussen uw Persoonsgegevens en de gegevens van andere klanten of personen.

Doorgifte van Persoonsgegevens

Internationale doorgifte

UKG houdt zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) met betrekking tot de doorgifte van Persoonsgegevens vanuit de Europese Unie naar de Verenigde Staten. Voor wat betreft de doorgifte van uit de EU afkomstige Persoonsgegevens voor verwerking door UKG in een jurisdictie buiten de EU, de EER of de door de Europese Commissie goedgekeurde landen die 'adequate gegevensbescherming' bieden, zegt UKG toe om (a) ten minste de mate van privacybescherming voor uit de EU afkomstige Persoonsgegevens te bieden die wordt voorgeschreven door de EU/VS en Zwitserland/VS Privacy Shield Frameworks; of (b) de momenteel door de Europese Commissie goedgekeurde versie van de Standaard contractbepalingen tussen verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers (“SCC's”) te hanteren. In de meeste gevallen zal UKG de door de EC goedgekeurde SCC's gebruiken als juridisch kader voor grensoverschrijdende doorgifte van Persoonsgegevens vanuit de EU.

Privacy Shield

UKG voldoet aan de EU/VS en Zwitserland/VS Privacy Shield Frameworks (“Privacy Shield”) zoals gepubliceerd door het Amerikaanse Department of Commerce betreffende het verzamelen, gebruiken en bewaren van persoonlijke informatie die vanuit de Europese Unie, het Verenigd Koninkrijk en/of Zwitserland wordt doorgegeven. UKG heeft tegenover het Amerikaanse Department of Commerce verklaard dat UKG zich houdt aan de Privacy Shield Principles met betrekking tot dergelijke informatie. Bezoek de Privacy Shield-website. voor meer informatie over het Privacy Shield-programma of om onze Privacy Shield-certificering in te zien.

UKG is verantwoordelijk voor de verwerking van de Persoonsgegevens die wij ontvangen. Onder 'verwerking' wordt hier verstaan: elke bewerking of verzameling bewerkingen die al dan niet geautomatiseerd op Persoonsgegevens wordt toegepast, zoals onder andere het verzamelen, opnemen, registreren, organiseren, opslaan, aanpassen, wijzigen, opvragen, ophalen, raadplegen, gebruiken, door overdracht of distributie verstrekken, op andere wijze beschikbaar stellen, afstemmen, combineren, blokkeren, wissen, verwijderen of vernietigen van Persoonsgegevens die UKG op basis van het toepasselijke Privacy Shield Framework ontvangt en die UKG, bij gelegenheid, vervolgens doorgeeft aan een externe partij die namens UKG optreedt. UKG houdt zich aan de Privacy Shield Principles voor alle verdere doorgiften van Persoonsgegevens die afkomstig zijn uit de Europese Unie, het Verenigd Koninkrijk en/of Zwitserland, inclusief de bepalingen omtrent aansprakelijkheid voor verdere doorgifte.

Ten aanzien van Persoonsgegevens die op basis van Privacy Shield Frameworks worden ontvangen of doorgegeven, is UKG onderworpen aan de toezichthoudende autoriteit van de Amerikaanse Federal Trade Commission. In bepaalde situaties is UKG mogelijk verplicht om Persoonsgegevens te verstrekken in antwoord op wettelijke verzoeken door autoriteiten, onder meer ten behoeve van nationale veiligheid of wetshandhaving.

Als u een bezwaar op het gebied van privacy of gegevensgebruik hebt dat door ons niet naar uw tevredenheid is afgehandeld, kunt u (kosteloos) contact opnemen met onze in de Verenigde Staten gevestigde dienstverlener voor geschillenbeslechting: https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

Onder bepaalde voorwaarden, die nader worden beschreven op de Privacy Shield-website,kunt u bindende arbitrage aanvragen nadat andere procedures voor geschillenbeslechting zijn uitgeput.

APEC

De privacyregels van UKG, zoals beschreven in deze Privacyverklaring, voldoen aan het Cross Border Privacy Rules-systeem (CBPR) van de Asia-Pacific Economic Cooperation (APEC). Het APEC CBPR-systeem biedt een raamwerk voor organisaties om de bescherming te waarborgen van Persoonsgegevens die worden uitgewisseld tussen deelnemende APEC-landen. Meer informatie over het APEC-raamwerk is hier te vinden.

Tegenstrijdige bepalingen

Indien er sprake is van tegenstrijdigheden tussen de bepalingen in deze Privacyverklaring en bepalingen in het toepasselijke mechanisme voor grensoverschrijdende doorgifte van Persoonsgegevens vanuit de Europese Unie, Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk naar de Verenigde Staten (zoals de SCC's of het EU/VS of Zwitserland/VS Privacy Shield), dan wegen de bepalingen in het desbetreffende mechanisme het zwaarst.

Bewaring van Persoonsgegevens

UKG bewaart Persoonsgegevens alleen zo lang als noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de Persoonsgegevens zijn verzameld of zo lang als wordt voorgeschreven of toegestaan door de geldende wetgeving (met inbegrip van geschillenbeslechting), alsmede in overeenstemming met onze klantcontracten.

Cookies en andere trackingtechnologie

Wat zijn cookies?

Een cookie is een klein bestandje met informatie dat door onze website op uw computer wordt opgeslagen en dat wij later opnieuw kunnen lezen. Deze cookies kunnen niet door andere websites dan de onze worden gelezen. Zoals vermeld in de paragraaf Gebruik van Persoonsgegevens gebruiken wij cookies voor een aantal administratieve taken, zoals het opslaan van uw voorkeuren, zodat wij websitebezoekers een betere gebruikerservaring kunnen bieden.

Hoe kunt u het gebruik van cookies beheren?

UKG Privacy Center: Wanneer u onze website bezoekt, kunt u uw voorkeuren voor het gebruik van cookies instellen door onder aan onze webpagina's op de Cookies-link te klikken, of door op “Meer informatie” te klikken wanneer een popup-venster over cookies wordt weergegeven. U kunt ook bekijken wie onze partners zijn en instellen of zij uw Persoonsgegevens mogen verzamelen en/of gebruiken.

Flash-cookies beheren

Om Flash-cookies te beheren, klikt u hier:here.

Cookies beheren via uw webbrowser

U kunt het gebruik van cookies op uw computer monitoren door uw webbrowser te laten waarschuwen wanneer een cookie wordt geplaatst, en u kunt ook instellen dat er geen cookies op uw computer geplaatst mogen worden. In de Help-functie van de meeste webbrowsers kunt u lezen hoe u nieuwe cookies kunt weigeren, hoe u een waarschuwing kunt krijgen wanneer er een cookie wordt geplaatst en hoe u het gebruik van cookies helemaal kunt uitschakelen. Houd er wel rekening mee dat bepaalde gedeelten of functies van onze websites mogelijk niet meer (goed) werken als u het gebruik van cookies op uw computer uitschakelt.

Cookies voor reclame en analyse

We werken samen met externe partijen om de reclame op onze websites te beheren. Deze externe partijen gebruiken mogelijk cookies of soortgelijke technologieën om de advertenties die u te zien krijgt, af te stemmen op uw surfgedrag en uw interesses. Voor algemene websiteanalyse maken wij gebruik van Google Analytics. Meer informatie over de manier waarop Google omgaat met data van websites die gebruikmaken van Google-diensten, is hier te vinden.

Daarnaast hebben we de volgende functies van Google Analytics Advertising geïmplementeerd voor onze betaalde advertenties:

  • Remarketing with Google Analytics
  • Google Display Network Impression Reporting
  • Google Analytics Demographics and Interest Reporting
  • geïntegreerde services waarvoor Google Analytics data verzamelt voor reclamedoeleinden, onder meer via reclamecookies en identificatiecodes.

Als u zich wilt afmelden voor de door ons gebruikte functies van Google Analytics Advertising, klikt u dit hier regelen.

Biometrische gegevens

Zoals eerder gemeld, verzamelt of beheert UKG geen gegevens van medewerkers van klanten. Klanten die Kronos-terminals met een biometrieapparaat of vingerafdrukscanner gebruiken, beheren en controleren zelf het verzamelen van de vingerafdrukgegevens van hun medewerkers. Onze klanten verzamelen deze medewerkersgegevens met behulp van vingerafdrukscanners en de bijbehorende software. De klanten bewaren deze gegevens ofwel op een locatie die zij zelf beheren, of in een (volgens wettelijke voorschriften) beveiligde ruimte in de cloud die hiervoor door ons beschikbaar wordt gesteld.

De klant gebruikt deze gegevens om medewerkers te identificeren ten behoeve van de urenregistratie. Deze gegevens bestaan uitsluitend uit sjablonen die zijn gegenereerd met wiskundige algoritmen, en bevatten géén vingerafdrukken. Vingerafdrukgegevens van medewerkers van klanten, of de bijbehorende sjablonen zoals hiervoor beschreven, kunnen deel uitmaken van de medewerkersgegevens die door klanten van Kronos worden verzameld of opgeslagen.

Het beveiligingsbeleid van Kronos voor de beveiligde cloudlocaties waarin klanten hun medewerkersgegevens kunnen opslaan, is hier te vinden: www.kronos.com/security. Kronos heeft naar redelijkheid maatregelen genomen om zo min mogelijk toegang te krijgen tot de vingerafdrukgegevens van medewerkers van klanten. In de zeldzame gevallen dat Kronos deze vingerafdrukgegevens wel opent (bijvoorbeeld voor technische ondersteuning), gebeurt dit volgens de instructies van de klant. Voor deze verwerking gelden strikte veiligheidseisen. Kronos vernietigt deze gegevens onherroepelijk zodra is voldaan aan het specifieke doel waarmee de gegevens zijn geopend. Onze klanten zijn zelf verantwoordelijk voor het vernietigen van de vingerafdrukgegevens van hun medewerkers die zij verzamelen, beheren, verwerken en/of opslaan. Alle vragen over de biometrische gegevens of vingerafdrukgegevens van medewerkers van klanten, ook over de bewaartermijnen en het vernietigingsproces, moeten aan de desbetreffende werkgever worden gesteld.

Rechten van betrokkenen

UKG neemt redelijke maatregelen om te zorgen dat alle Persoonsgegevens van onze medewerkers, sollicitanten en websitebezoekers (“Betrokkenen”) correct en volledig zijn voor het beoogde gebruik. Zoals gezegd gebruiken wij Persoonsgegevens uitsluitend op manieren die verband houden met de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, zoals voorgeschreven of toegestaan door wettelijke bepalingen of zoals door u wordt toegestaan.

In overeenstemming met de toepasselijke wetgeving bieden we u de mogelijkheid om een of meer van de volgende rechten uit te oefenen met betrekking tot de Persoonsgegevens die wij verzamelen, gebruiken of doorgeven:

  • toegang krijgen tot de Persoonsgegevens die wij over u bijhouden
  • incorrecte of onvolledige Persoonsgegevens aanpassen of corrigeren
  • ons verzoeken om uw Persoonsgegevens te verwijderen
  • verdere verwerking van uw Persoonsgegevens verbieden of beperken
  • de door u aan UKG verstrekte Persoonsgegevens opvragen en verkrijgen in een machineleesbaar bestand, zodat u de Persoonsgegevens kunt doorgeven aan andere bedrijven naar keuze
  • aangeven dat u geen onderwerp wilt zijn van beslissingen die uitsluitend worden genomen op basis van automatische verwerking, waaronder profilering, en die leiden tot rechtsgevolgen voor u of op andere wijze een significante impact op u hebben
  • rechtstreeks bij de verantwoordelijke toezichthoudende autoriteit een klacht indienen over de manier waarop wij uw Persoonsgegevens verwerken.

Uw rechten uitoefenen

Om uw privacy en uw veiligheid te waarborgen, nemen wij redelijke maatregelen om uw identiteit te verifiëren vóórdat we u toegang tot uw Persoonsgegevens geven. Volg de onderstaande aanwijzingen, afhankelijk van uw relatie met UKG, en vermeld de gevraagde informatie om ons in staat te stellen uw verzoek af te handelen. We zullen binnen redelijke termijn op uw verzoek reageren.

Bezoekers aan onze websites

Als u inwoner bent van de Europese Unie, Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk en u toegang tot uw Persoonsgegevens wilt krijgen en/of ons wilt verzoeken uw eerdere verstrekte Persoonsgegevens te verwijderen ('recht op vergetelheid'), klikt u hier.

Medewerkers en sollicitanten van Ultimate Software

Als u een huidige of voormalige medewerker van Ultimate Software bent, in de Europese Unie, Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk woont en toegang tot uw Persoonsgegevens wilt krijgen en/of ons wilt verzoeken uw eerdere verstrekte Persoonsgegevens te verwijderen ('recht op vergetelheid'), kunt u een verzoek indienen door een e-mail te sturen naar: [email protected]. Vermeld in de e-mail welk recht u wilt uitoefenen. Om uw identiteit te bevestigen, moet u bij het verzoek de volgende informatie vermelden:

  • uw volledige naam en het e-mailadres dat aan uw profiel is gekoppeld
  • het telefoonnummer waaronder u te bereiken bent
  • uw datum van indiensttreding; voor huidige of voormalige medewerkers is deze datum (tot één jaar na vertrek) te vinden in het profiel, en anders in uw aanbiedingsbrief. Vermeld de datum van indiensttreding in de vorm MM/DD/JJ.

Als u bij Ultimate Software hebt gesolliciteerd op een vacature, in de Europese Unie, Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk woont en toegang tot uw Persoonsgegevens wilt krijgen en/of ons wilt verzoeken uw eerdere verstrekte Persoonsgegevens te verwijderen ('recht op vergetelheid'), kunt u een verzoek indienen door een e-mail te sturen naar: [email protected]. Vermeld in de e-mail welk recht u wilt uitoefenen. Om uw identiteit te bevestigen, moet u bij het verzoek de volgende informatie vermelden:

  • uw volledige naam en het e-mailadres dat aan uw profiel is gekoppeld
  • het telefoonnummer waaronder u te bereiken bent
  • het aantal vacatures bij Ultimate waarop u hebt gesolliciteerd, plus de functietitel en functiecode van elke sollicitatie; deze gegevens zijn te vinden op het tabblad Sollicitaties (Applications) van uw profiel.

KMedewerkers en sollicitanten van Kronos

Als u een huidige of voormalige medewerker van Kronos bent en in de Europese Unie, Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk woont, kunt u contact opnemen met uw HR-contactpersoon bij Kronos om de door Kronos in de context van uw dienstverband verkregen Persoonsgegevens in te zien, te beheren en/of te wijzigen.

Als u bij Kronos hebt gesolliciteerd op een vacature en in de Europese Unie, Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk woont, kunt u contact opnemen met uw wervingsmanager of HR-contactpersoon bij Kronos om de door Kronos in de context van uw sollicitatie verkregen Persoonsgegevens in te zien, te beheren en/of te wijzigen.

Medewerkers en sollicitanten van onze klanten

Wanneer wij Persoonsgegevens verwerken namens een van onze klanten, heeft UKG geen rechtstreekse zakelijke relatie met de personen van wie wij Persoonsgegevens verwerken (namelijk de medewerkers of sollicitanten van onze klant).

Als u een huidige of voormalige medewerker of een sollicitant van een klant van UKG bent, moet u rechtstreeks contact opnemen met uw werkgever, uw voormalige werkgever of het bedrijf waarbij u hebt gesolliciteerd, om uw rechten met betrekking tot uw Persoonsgegevens uit te oefenen. In zijn hoedanigheid van gegevensverwerker reageert UKG niet op verzoeken van medewerkers of sollicitanten van onze klanten, tenzij die klant niet langer actief is.

Afwijzing van verzoeken

Geschillenbeslechting

In overeenstemming met deze Privacyverklaring zal UKG alle klachten en geschillen met betrekking tot het gebruik en de verstrekking van uw Persoonsgegevens onderzoeken en proberen op te lossen. Daarnaast zal UKG samenwerken met gegevensbeschermingsautoriteiten in de Europese Unie, de Zwitserse federale zaakgelastigde voor gegevensbescherming en informatie, en andere bevoegde instanties voor geschillen die specifiek betrekking hebben op HR-gegevens die zijn ontvangen vanuit de Europese Unie, het Verenigd Koninkrijk of Zwitserland.

Alle klachten of geschillen met betrekking tot privacy die desondanks niet naar uw tevredenheid worden opgelost, kunnen volgens de geldende procedures voor geschillenbeslechting (kosteloos) worden voorgelegd aan onze in de Verenigde Staten gevestigde dienstverlener voor geschillenbeslechting: https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

We adviseren u nadrukkelijk om eventuele bezwaren of klachten die u hebt in verband met deze Privacyverklaring en/of onze toepassing van deze Privacyverklaring, eerst bij ons in te dienen vóórdat u de hiervoor beschreven arbitrageprocedure aanhangig maakt.

Beveiliging

Om ongeoorloofde toegang of verstrekking te voorkomen, om correcte data bij te houden en om uitsluitend correct gebruik van uw Persoonsgegevens toe te staan, maakt UKG gebruik van fysieke, technische en administratieve mechanismen en procedures ter bescherming van de door ons verzamelde informatie.

Om de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en robuustheid van uw Persoonsgegevens te beschermen, maken wij gebruik van firewalls en uiteenlopende fysieke en logische systemen voor toegangsbeheer, detectie en preventie van inbreuken, monitoring van netwerken en databases, virusbestrijding en gegevensbackup. We gebruiken versleutelde sessies wanneer we gevoelige gegevens verzamelen of overdragen via onze websites.

We beperken de toegang tot uw Persoonsgegevens uitsluitend tot personen die een specifiek zakelijk doel hebben voor het beheren en verwerken van deze informatie. Onze medewerkers die toegang hebben tot uw Persoonsgegevens, zijn zich bewust van de verantwoordelijkheden die zij hebben om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van die gegevens te beschermen, en zij hebben alle instructies en trainingen ontvangen die ze hiervoor nodig hebben.

Handhaving en verificatie

UKG zal van tijd tot tijd zijn bedrijfsprocessen evalueren om te controleren of deze voldoen aan de bepalingen in deze Privacyverklaring.

Indien wij op de hoogte zijn dat een van onze medewerkers of externe partijen Persoonsgegevens gebruikt of verstrekt op een manier die strijdig is met deze Privacyverklaring, dan nemen wij redelijke maatregelen om dit gebruik of deze verstrekking stop te zetten of te verhinderen. We houden onze medewerkers en externe partners verantwoordelijk voor het beschermen van het vertrouwen dat onze klanten in ons stellen.

Wijzigingen in deze Privacyverklaring

Deze Privacyverklaring beschrijft ons huidige beleid voor de bescherming van Persoonsgegevens, zoals dit van kracht is op 1 oktober 2020. UKG behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring op elk gewenst moment te wijzigen of aan te vullen, in overeenstemming met geldende wetgeving. We adviseren u om deze pagina van tijd tot tijd opnieuw te bezoeken, zodat u op de hoogte blijft van de nieuwste informatie over ons privacybeleid.

Contact

U kunt altijd contact met Ultimate Software opnemen als u vragen of opmerkingen hebt over deze Privacyverklaring. Stuur in dat geval een e-mail naar: [email protected]. U kunt schriftelijke reacties ook sturen naar:


The Ultimate Software Group
Attention: Vice President of Privacy, Risk & Compliance
2000 Ultimate Way
Weston, FL 33326 


Inwoners van de Europese Unie kunnen contact opnemen met onze Functionaris voor gegevensbescherming (DPO), via het e-mailadres: [email protected]. De Functionaris voor gegevensbescherming is tevens de vertegenwoordiger van Ultimate Software in Europa en heeft het volgende adres:/p>

The Ultimate Software Group
Attention: DPO
53 rue d’Hauteville
75010 Paris, France

U kunt ook altijd contact met Kronos opnemen als u vragen of opmerkingen hebt over deze Privacyverklaring. Stuur in dat geval een e-mail naar: [email protected]. U kunt schriftelijke reacties ook sturen naar:

Kronos Incorporated
Attn: Privacy Officer
900 Chelmsford St.
Lowell, MA 01851

Inwoners van de Europese Unie kunnen contact opnemen met onze vertegenwoordiger in de EU:

Kronos Systems Limited
Attn: Law Department
The Capitol Building
2nd Floor, South Wing
Oldbury, Bracknell
UK RG12 8FZ
Telefoon: +44 118 978 9784

UKG reageert binnen een redelijke termijn op alle correspondentie en voldoet daarbij aan de wettelijke vereisten.

Privacyverklaring voor inwoners van Californië

De California Consumer Privacy Act (“CCPA”) geeft inwoners van de staat Californië een aantal specifieke rechten op het gebied van privacy. Klik hier voor meer informatie over het privacybeleid van UKG in de context van onze naleving van de CCPA