Onboarding: hoe kunnen nieuwe medewerkers goed worden ingewerkt?

Het onboardingsproces omvat alles wat nodig is om nieuwkomers in een bedrijf goed in te werken. Het is bedoeld om hen op de juiste manier te verwelkomen, zodat ze zich goed voelen, autonoom zijn en zo snel mogelijk productief worden. Een slechte onboarding kan leiden tot het voortijdige vertrek van een werknemer, ook al had hij belangstelling voor de functie. Daarom is het belangrijk het onboardingsproces uit te voeren zonder de essentiële details te vergeten. Hieronder vindt u onze waardevolle tips voor een succesvolle onboarding van uw nieuwe medewerkers.

Een succesvolle onboarding begint al vóór de eerste werkdag

Communiceer al voordat de nieuwkomer in het bedrijf is

Tussen de werving van uw nieuwe werknemer en het moment waarop hij in het bedrijf komt, kunnen enkele weken of zelfs maanden liggen. Veel bedrijven communiceren tijdens deze periode helemaal niet, terwijl het onboardingsproces juist dan begint! Benut die tijd daarom om te vragen of de nieuwe medewerker nog nieuws heeft en om hem te informeren over de bedrijfsregels, het programma van zijn eerste dagen, de samenstelling van zijn team, enz. Door regelmatig contact op te nemen, zorgt u ervoor dat de nieuwe medewerker al voelt dat hij deel uitmaakt van het personeelsbestand.

Zorg alvast voor de apparatuur en de opname in de administratie

Vóór zijn eerste dag kunt u de nieuwe medewerker alvast opnemen in de administratie. U kunt bijvoorbeeld al een e-mailadres voor hem aanmaken en de gegevens om in te loggen op uw programma's, een account maken in uw HR-tool voor werktijdbeheer, een toegangsbadge voor hem aanvragen, enz. Daarnaast is het belangrijk al te denken aan wat hij nodig heeft: een pc, werk- en opslagruimte. Alles is dan gereed voor zijn komst, waardoor hij zich welkom zal voelen. Als een werknemer op zijn eerste dag merkt dat hem geen werkplek is toegewezen en dat er niets voor hem klaarstaat, kan hij zich erg ongemakkelijk voelen en wekt u de indruk dat alles slecht georganiseerd is in uw bedrijf. Vergeet niet dat de eerste indruk uiterst belangrijk is voor de rest van de samenwerking.

Breng de teams op de hoogte van de komst van de nieuwe medewerker

Vergeet ten slotte niet uw teams op de hoogte te brengen van de komst van de nieuwe medewerker, bijvoorbeeld met een foto en wat informatie over de persoon. U kunt ze uitleggen welke functie hij binnen de organisatie krijgt en wat zijn taken zijn. Door hem vóór zijn eerste dag al voor te stellen, kunt u al zorgen voor cohesie in het team. Uw doel is dat de nieuwkomer wordt gezien als een extra teamlid en niet als een toekomstige concurrent.

Trek voor het inwerken langere tijd uit

De tweede belangrijke fase van het onboardingsproces van uw medewerkers begint op hun eerste dag in het bedrijf. Maar pas op: om een medewerker goed in te werken, moet u langere tijd uittrekken. Sommige mensen hebben weken of maanden nodig om hun draai te vinden.

Maak nieuwkomers bekend met de bedrijfscultuur

Bij onboarding gaat het niet alleen om materiële zaken: het gaat er vooral om dat nieuwkomers hun nieuwe werkomgeving volledig begrijpen en zich er op hun gemak voelen. Daarvoor is het essentieel dat u hen bekendmaakt met de bedrijfscultuur. In de meeste teams werken mensen van verschillende generaties, culturen en opleidingsniveaus samen aan een gemeenschappelijk doel. De bedrijfscultuur verenigt hen, waardoor ze goed met elkaar overweg kunnen. Door nieuwkomers direct bekend te maken met de voorschriften, gewoonten en waarden van het bedrijf kunnen ze zich sneller aanpassen aan hun nieuwe werkomgeving.

Stel regelmatig de stand van zaken vast

Neem de eerste weken de tijd om regelmatig met de nieuwe medewerker te praten. Vraag hem hoe hij zich voelt, of het werk aan zijn verwachtingen voldoet, of hij goed met de teamleden kan opschieten, enz. Veel mensen durven niet uit zichzelf te praten over een probleem tijdens de inwerkperiode in een bedrijf, maar zullen dat wel doen als u de tijd neemt om het ze te vragen. Nodig hem ook uit om u te vragen of er iets is dat hij niet begrijpt in zijn nieuwe functie of in het bedrijf in het algemeen. Wanneer u iemand werft, moet u koste wat kost voorkomen dat hij het gevoel krijgt er niet bij te horen en het bedrijf vroegtijdig verlaat. Door regelmatig met uw nieuwe medewerkers de stand van zaken vast te stellen, kunt u zich snel aanpassen als er dingen zijn waar ze zich aan storen. Negeer deze stap niet, hij is echt belangrijk om geen essentieel onderdeel over het hoofd te zien.

Stel voor elke nieuwkomer een mentor aan

U kunt ook voor elke nieuwkomer een mentor aanstellen, en dat hoeft niet per se een manager of HR-medewerker te zijn. De nieuwkomer kan zich dan op een informele manier gemakkelijker inwerken. De mentor kan bijvoorbeeld vragen beantwoorden die niet per se van administratieve aard zijn. Dit werkt echter alleen als de contactpersoon het vrijwillig doet en het hem niet wordt opgedragen als hij het niet wil doen. Stel daarom van tevoren een lijst op van personen die bereid zijn als mentor op te treden bij de onboarding van nieuwe medewerkers.

Het verrassingsrapport: essentieel voor zelfonderzoek

Vraag ten slotte voor elk onboardingstraject een verrassingsrapport. U kunt dan belangrijke informatie verzamelen over hoe uw werknemers het onboardingsproces hebben ervaren. U kunt ze vragen of ze suggesties hebben, of er dingen waren die zij niet fijn vonden, of dat ze liever anders ontvangen hadden willen worden. Aan de hand van een objectieve analyse van deze rapporten kan het bedrijf zaken tegen het licht houden en vooral zijn proces te verbeteren om de mensen die er komen werken steeds beter in te werken. U kunt deze feedback verzamelen in een gesprek met de medewerker, maar ook via een online vragenlijst.

U hebt nu alle informatie voor een succesvolle onboarding. De beschreven stappen kunnen lang lijken en misschien zelfs tijdrovend, maar ze zijn essentieel! Een slechte onboarding kan namelijk leiden tot een rampzalige inwerkperiode, een zeer zwakke betrokkenheid bij het bedrijf en een gebrek aan motivatie. Een succesvolle onboarding daarentegen heeft zeer positieve gevolgen: een goede teamcohesie en snel productieve en goed gemotiveerde medewerkers. Het welzijn van uw medewerkers in het bedrijf begint op hun eerste dag. Zorg daarom voor een goede onboarding van al uw medewerkers!