• Home
  • Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

Protection de vos données personnelles

UKG Inc, composé d'Ultimate Software, Kronos et leurs filiales respectives (collectivement, « UKG », « nous » et/ou « notre ») s'engage à protéger la vie privée des personnes qui visitent notre site Web (« Visiteurs »), et des individus qui utilisent les Services d'UKG (« Utilisateurs » et/ou « vous ») en tant qu'employés ou candidats à un emploi chez UKG ou l'un de ses clients.

Champ d'application

Le présent avis de confidentialité (« Avis ») décrit les pratiques d'UKG en matière de protection de la vie privée dans le cadre de l'utilisation des sites Web, des produits, des services et de toute application associée (« services ») d'UKG. Cet Avis fournit également des informations sur les choix à votre disposition concernant la collecte ou l'utilisation de vos informations personnelles (« données personnelles ») et les droits qui vous sont accordés, notamment la possibilité d'accéder aux informations vous concernant ou de les actualiser.

Que recouvre cet Avis ?

Cet Avis s'applique aux données personnelles fournies ou collectées dans le cadre de l'utilisation des Services d'UKG par les clients, les employés, les candidats à un emploi et/ou les visiteurs du site Web. Aux fins du présent Avis, les « données personnelles » désignent les informations recueillies par UKG en rapport avec une personne physique identifiée ou identifiable.

Applicabilité des avis de confidentialité

L'Avis de notre Client s'applique lorsque :

  • Vous utilisez une page de connexion à l'effigie de la marque du client ; et
  • Vous, en tant que candidat, créez un profil ou postulez à un poste chez notre client.

Le présent Avis s'applique lorsque :

  • Vous utilisez une page de connexion à l'effigie de la marque d'UKG ; et
  • Vous, en tant que candidat, créez un profil ou postulez à un poste chez UKG.

Liens vers des sites Web autres qu'UKG

Pour des raisons de commodité ou d'informations, les sites Web d'UKG peuvent contenir des liens vers des sites tiers. Lorsque vous cliquez sur ces liens, vous quittez le site Web d'UKG et vous êtes redirigé vers un site tiers. UKG n'a aucun contrôle sur les sites tiers. Les pratiques des tiers en matière de protection de la vie privée peuvent différer de celles d'UKG. Nous n'approuvons ni ne faisons quelque représentation que ce soit au sujet de sites Web tiers. Lorsque vous partagez des données personnelles avec des sites Web tiers, le traitement de ces données par des tiers n'est pas couvert par le présent Avis de confidentialité. Nous vous invitons à prendre connaissance de la politique de confidentialité de tout site Web ou de toute entreprise avant de leur communiquer vos données personnelles.

Sources des données personnelles

Données que nous collectons :

UKG recueille des données personnelles de plusieurs sources différentes, notamment :

  • Directement auprès des visiteurs de son site Web, de ses prospects, de ses clients, des candidats aux emplois ou de ses employés ;
  • Directement ou indirectement auprès des visiteurs de son site Web, de ses clients, de ses fournisseurs, de ses prestataires de services ou d'autres tiers ; et
  • Dans le cadre de votre utilisation, de votre visite ou de votre activité relative en lien avec nos sites Web ou avec nos produits.

Veuillez consulter chacune des sections ci-dessous pour en savoir plus sur la façon dont UKG collecte les données personnelles et sur les données personnelles qui sont recueillies.

Visiteurs des sites Web

Comment collectons-nous les données personnelles ?

UKG recueille des données personnelles sur les visiteurs d'un site Web lorsque ces derniers visitent notre site et choisissent de communiquer ces informations. Par exemple, nous recueillons des informations lorsque vous visitez notre site Web et lorsque vous nous contactez via notre site Web, que vous fournissez votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone ou d'autres informations similaires, comme les informations que vous fournissez lorsque vous vous inscrivez à un webinaire.

Quelles sont les données collectées ?

Les données personnelles recueillies auprès d'un visiteur du site Web incluent, entre autres :

  • Nom ;
  • Société ;
  • Fonction ;
  • Adresse ;
  • Numéro de téléphone ; et
  • Adresse e-mail.

Enfants

Nous ne collectons pas sciemment les données personnelles d'enfants de moins de 13 ans. Si vous avez moins de 13 ans, veuillez ne soumettre aucune donnée personnelle à UKG. Si vous avez des raisons de penser qu’un enfant de moins de 13 ans a fourni des données personnelles à UKG, n'hésitez pas à nous contacter conformément à la section 14 du présent Avis. Nous nous efforcerons d’effacer ces informations de nos bases de données.

Employés et candidats à un emploi chez UKG

Comment collectons-nous les données personnelles ?

UKG recueille des données personnelles sur un candidat à un emploi lorsqu'il dépose sa candidature auprès d'UKG. En outre, UKG recueille des informations sur les personnes qui créent un profil sur notre site Web, qu'elles aient ou non déposé une candidature.

En cas d'embauche par UKG suite à une candidature, des informations complémentaires sont collectées pendant la procédure d'intégration ainsi que pendant toute la durée de la relation de travail. Nous sommes également susceptibles de recueillir des informations que vous avez volontairement rendues publiques et/ou partagées sur des comptes visibles par le public, tels que les plateformes de réseaux sociaux.

Quelles sont les données collectées ?

Les données personnelles collectées auprès d'un candidat à un emploi ou auprès d'un employé d'UKG incluent, sans s'y limiter :

  • Identifiants personnels (nom, adresse, âge, date de naissance, numéro de sécurité sociale) ;
  • Informations professionnels ou relatives à l'emploi (antécédents, salaire) ;
  • Informations relatives aux formations suivies ; et
  • Coordonnées personnelles/professionnelles.

Informations sur les clients (et informations sur leurs employés et leurs candidats à un emploi)

Comment collectons-nous les données personnelles ?

Lors de l'utilisation de nos produits et services, nos clients sont les seuls responsables de la sélection des données personnelles qui seront collectées concernant leurs employés ou leurs candidats à un emploi. UKG traite les informations uniquement sur instruction de ses clients et n'a aucun lien direct avec les personnes (employés et candidats de nos clients) dont nous traitons les données personnelles.

Les informations peuvent être collectées par l'intermédiaire de notre solution SaaS, par les membres de notre équipe de support aux clients, ou par des sous-traitants engagés par UKG pour vous fournir les Services. Pour les employés des clients qui utilisent des terminaux Kronos dotés d'un dispositif de numérisation digitale ou biométrique pour la gestion des heures des employés, consultez la section Confidentialité des données biométriques du présent Avis.

Quelles sont les données collectées ?

Les données personnelles traitées par UKG pour le compte de ses clients varient, mais incluent, entre autres, des informations telles que le nom, le nom de la société, l'adresse, l'adresse e-mail, les informations sur les heures, les présences et les horaires, ainsi que les numéros de sécurité sociale. Contactez votre employeur ou l'entreprise auprès de laquelle vous avez postulé afin d'en savoir plus sur les informations qu'ils recueillent pour les produits et services d'UKG.

Utilisateurs de l'application mobile

Comment collectons-nous les données personnelles ?

UKG recueille des données personnelles à propos d'un utilisateur de notre application mobile lorsque celui-ci choisit de fournir ces informations. Nous collectons également des informations à votre sujet au moyen de logiciels d'analyse mobile.

Quelles sont les données collectées ?

Notre application mobile peut enregistrer des informations concernant votre fréquence d'utilisation de l'application, les événements qui se produisent au sein de l'application, l'utilisation agrégée, les données de performance, votre situation géographique, le type d'appareil utilisé et l'endroit d'où l'application a été téléchargée. Les informations que nous stockons dans le logiciel d'analyse ne sont reliées à aucune donnée personnelle que vous nous communiquez depuis l'application mobile.

Activité des sites web, cookies et autres technologies de suivi

Comment collectons-nous les données personnelles ?

UKG recueille des informations par l'intermédiaire de logiciels de suivi des sites Web, mais également lors de votre utilisation ou activité sur l'un de nos sites Web au moyen de cookies et d'autres technologies de suivi.

Quelles sont les données collectées ?

Le logiciel de suivi des sites Web capture automatiquement les informations techniques qui sont stockées dans les fichiers journaux de notre serveur. Par exemple, lorsque vous visitez nos sites Web, nos partenaires et Nous stockons et accédons à des informations non confidentielles provenant de votre appareil, telles que des cookies ou un identifiant unique d'appareil, et traitons des données personnelles telles que votre adresse IP, le fabricant et le modèle de l'appareil, le type de navigateur utilisé, les pages Web visitées et le temps passé sur notre site Web.

Pour en savoir plus sur notre utilisation des cookies et autres technologies de suivi, consultez notre section Cookies et autres technologies de suivi.

Fonctionnalités et widgets des réseaux sociaux

Comment collectons-nous les données personnelles ?

Nos sites Web peuvent inclure certaines fonctionnalités liées aux réseaux sociaux, telles que des liens vers des vidéos, des boutons « J'aime » et des widgets tels que des boutons « Partager » ou des mini-programmes interactifs. De plus, ils peuvent placer un cookie afin de permettre l'activation de la fonctionnalité. Les fonctionnalités liées aux réseaux sociaux et les widgets peuvent être hébergés par un tiers ou être hébergés directement sur nos sites Web. Votre utilisation de ces fonctionnalités ainsi que vos interactions avec celles-ci se font à votre discrétion et sont régies par la politique de confidentialité des entreprises qui fournissent ces fonctionnalités.

Quelles sont les données collectées ?

Ces fonctionnalités sont susceptibles de collecter vos données personnelles, telles que votre adresse IP et la page du site Web que vous visitez.

Utilisation des données personnelles

Pourquoi nous utilisons vos données personnelles :

UKG utilise les données personnelles à plusieurs fins, notamment :

  • Pour communiquer avec vous au sujet de nos produits et/ou services ;
  • Pour atteindre les objectifs pour lesquels les données ont été collectées/fournies, y compris la fourniture de produits et/ou de services contractuels ;
  • Pour améliorer notre site Web, nos produits et nos services, par le biais d'essais, de recherches, d'analyses et de développement de produits ;
  • À des fins de sécurité, notamment pour empêcher tout accès ou toute divulgation non autorisés, pour maintenir l'exactitude des données, pour protéger la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de vos données personnelles et pour autoriser uniquement l'utilisation appropriée de vos données personnelles ; et
  • Pour se conformer à toutes les obligations légales applicables.

Consultez chacune des sections ci-dessous pour en savoir plus sur la façon dont nous utilisons vos données personnelles.

Visiteurs des sites Web

Comment utilisons-nous vos données personnelles ?

Les données personnelles que vous fournissez lors de l'utilisation de notre site Web sont utilisées conformément au présent Avis de confidentialité. Nous utilisons vos données personnelles pour répondre aux demandes d'informations sur nos produits et services et pour vous permettre de vous inscrire et de participer aux événements que nous parrainons (y compris les webinaires).

Employés et candidats à un emploi chez UKG

Comment utilisons-nous vos données personnelles ?

Nous utilisons les données personnelles de nos candidats et employés à des fins professionnelles légitimes en matière de ressources humaines, par exemple pour :

  • Administrer la paie ;
  • Pourvoir des postes vacants ;
  • Tenir à jour les registres d'avantages sociaux ;
  • Respecter les exigences gouvernementales en matière de rapports ;
  • Assurer la gestion des performances ;
  • Fournir l'accès au réseau de l'entreprise ;
  • Authentifier les individus ; et
  • Gérer la sécurité, la santé et la sécurité.

Informations sur les clients (et informations sur leurs employés)

Comment utilisons-nous vos données personnelles ?

Nous utilisons vos données personnelles pour vous fournir les services prévus dans le cadre des obligations contractuelles d'UKG, pour améliorer ces services ou pour communiquer avec vous au sujet de nos produits ou services. Pour les employés des clients qui utilisent des terminaux Kronos dotés d'un dispositif de numérisation digitale ou biométrique pour la gestion des heures des employés, consultez la section Confidentialité des données biométriques du présent Avis.

Activité des sites web, cookies et autres technologies de suivi

Comment utilisons-nous vos données personnelles ?

Afin d'améliorer le contenu et le format de notre site, UKG utilise un logiciel de suivi des sites Web permettant de capturer automatiquement les informations techniques qui sont ensuite stockées dans les fichiers journaux de notre serveur.

UKG et ses partenaires utilisent également des cookies et d'autres technologies de suivi pour mesurer les préférences des visiteurs de notre site Web, analyser les tendances, administrer le site Web, suivre les mouvements des utilisateurs sur le site Web et recueillir des informations démographiques sur l'ensemble de notre base d'utilisateurs. Consultez notre section Cookies ci-dessous pour en savoir plus.

Application mobile

Comment utilisons-nous vos données personnelles ?

UKG utilise un logiciel d'analyse mobile afin de mieux comprendre les fonctionnalités de notre logiciel mobile sur votre téléphone. Les informations que nous stockons dans le logiciel d'analyse ne sont reliées à aucune donnée personnelle que vous nous communiquez depuis l'application mobile.

Partage des données personnelles

Nous ne vendons pas les données personnelles à des tiers. Consultez chacune des sections ci-dessous pour en savoir plus sur la façon dont nous sommes susceptibles de partager vos données personnelles.

Filiales et succursales :

Nous sommes susceptibles de partager vos données personnelles avec nos filiales et succursales afin de fournir un produit ou un service ou pour réaliser une tâche que vous avez demandée.

Tiers (fournisseurs/prestataires de services) :

Nous sommes susceptibles de collaborer avec des tiers (fournisseurs et/ou prestataires de services) afin de fournir un produit ou un service (ou exécuter certaines fonctions telles que l'amélioration et/ou la fourniture de nos offres de produits et services) ou pour réaliser une tâche que vous avez demandée.

Nous avons conclu des contrats avec des tiers (fournisseurs et/ou prestataires de services) pour qu'ils exécutent certaines fonctions en notre nom, et uniquement sur nos instructions. Nos partenaires tiers sont liés par des accords de confidentialité, ont accès à vos données personnelles uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture des services contractuels et sont uniquement autorisés à traiter vos données personnelles conformément à nos instructions (et aux fins que nous mettons en avant).

Autres cas de partage des données personnelles

UKG est susceptible de partager vos données personnelles si nous estimons de bonne foi qu'une telle action est nécessaire pour :

  • Nous conformer à la loi ou à une procédure légale ;
  • Protéger et défendre nos droits et nos biens ;
  • Empêcher toute utilisation abusive ou non autorisée de notre site Web ; ou
  • Préserver la sécurité personnelle ou la propriété de nos utilisateurs ou du public (ceci signifie notamment que si vous fournissez de fausses informations ou tentez de vous faire passer pour quelqu'un d'autre, des informations vous concernant peuvent être communiquées dans le cadre d'une éventuelle enquête relative à vos agissements).

À l'exception de ce qui est indiqué dans le présent Avis de confidentialité, nous nous efforcerons de ne pas communiquer vos données personnelles à des tiers inconnus ou non affiliés, et nous ne croiserons pas vos données personnelles avec celles d'autres clients ou entités.

Transferts de données personnelles

Transferts internationaux

UKG respecte le Règlement général sur la protection des données de l'UE concernant le transfert de données personnelles de l'UE vers les États-Unis. Pour les transferts de données personnelles provenant de l'UE vers UKG en vue de leur traitement par UKG dans une juridiction hors de l'UE, de l'EEE ou des pays approuvés par la Commission européenne qui offrent une protection « adéquate » des données, UKG s'engage à (a) assurer au moins le même niveau de protection de la vie privée pour les données personnelles provenant de l'UE que celui exigé dans le cadre des boucliers de protection entre les États-Unis et l'Union européenne et entre les États-Unis et la Suisse ; ou (b) utiliser la forme des clauses contractuelles types (« SCC ») actuellement approuvées entre le contrôleur et le responsable du traitement. Dans la plupart des cas, UKG utilise les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne comme mécanisme juridique pour les transferts transfrontaliers de données personnelles à partir de l'UE.

Bouclier de protection

UKG respecte les accords de boucliers de protection (Privacy Shield) entre l'UE et les États-Unis et entre la Suisse et les États-Unis, tels qu'ils sont publiés par le Ministère du Commerce américain pour la collecte, l’utilisation et la conservation de données personnelles transférées depuis l’Union européenne, le Royaume-Uni et/ou la Suisse, selon les cas. UKG a certifié au Ministère du commerce des États-Unis son respect des principes de ces boucliers de protection (« Privacy Shields ») en ce qui concerne ces données. Pour en savoir plus sur le programme « Privacy Shield » et pour consulter notre certification, visitez le site Privacy Shield website.

UKG est responsable du traitement des données personnelles qu'il reçoit, défini comme toute opération ou ensemble d'opérations effectuées sur les données personnelles, que ce soit ou non par des moyens automatiques, par exemple la collecte, l'enregistrement, l'organisation, le stockage, l'adaptation ou la modification, la récupération, la consultation, l'utilisation, le partage par transmission, diffusion ou mise à disposition de toute autre manière, l'alignement ou la combinaison, le blocage, la suppression ou la destruction, qu'il reçoit, en vertu du bouclier de protection (« Privacy Shield ») applicable, et, à l'occasion, qu'il transfère ensuite à un tiers agissant en tant qu'agent en son nom. UKG se conforme aux principes du bouclier de protection des données pour tous les transferts ultérieurs de données personnelles en provenance de l'Union européenne, du Royaume-Uni et/ou de la Suisse, y compris les dispositions relatives à la responsabilité en cas de transfert ultérieur.

En ce qui concerne les données personnelles reçues ou transférées conformément aux boucliers de protection des données, UKG est assujetti aux pouvoirs de régulation de la Federal Trade Commission des États-Unis. Dans certaines situations, UKG peut être tenu de divulguer des données personnelles dans le cadre de réquisitions légales des autorités publiques, notamment pour répondre à des exigences de sécurité nationale ou d'application de la loi.

En cas de préoccupation concernant l'utilisation ou la protection des données, que nous n'aurions pas traitée de façon satisfaisante, contactez (gratuitement) notre prestataire en règlement des litiges basé aux États-Unis sur le site https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

Sous certaines conditions, décrites plus en détail sur le site Web de « Privacy Shield » , vous pouvez invoquer un arbitrage contraignant lorsque les autres procédures de règlement des litiges ont été épuisées.

APEC

Les pratiques d'UKG en matière de protection de la vie privée, décrites dans le présent Avis de confidentialité, sont conformes au système de règles transfrontières de protection des données (Cross Border Privacy Rules, CBPR) de l'APEC (Coopération économique pour l'Asie-Pacifique). Le système CBPR de l'APEC fournit un cadre permettant aux organisations d'assurer la protection des données personnelles transférées entre les économies participantes de l'APEC. Vous trouverez de plus amples informations sur le cadre de l'APEC ici here.

Langues conflictuelles

En cas de conflit entre les termes du présent Avis de confidentialité et le mécanisme de transfert adéquat applicable pour le transfert transfrontalier de données personnelles depuis l'UE, la Suisse ou le Royaume-Uni vers les États-Unis (tel que les clauses contractuelles types ou le bouclier de protection entre l'UE et les États-Unis ou le bouclier de protection entre la Suisse et les États-Unis), la langue spécifiée dans le mécanisme de transfert adéquat prévaut.

Conservation des données personnelles

UKG conserve les données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels les informations ont été collectées ou selon les exigences ou les autorisations des lois applicables (y compris la résolution des litiges) et conformément aux contrats conclus avec nos clients.

Cookies et autres technologies de suivi

Que sont les cookies ?

Un cookie est une petite quantité de données que notre site Web stocke sur votre ordinateur et que nous pouvons récupérer ultérieurement. Le cookie ne peut pas être lu par un autre site que le nôtre. Comme indiqué dans notre section sur l'utilisation de vos données personnelles, nous utilisons des cookies à des fins administratives, notamment pour enregistrer vos préférences, ce qui nous permet d'offrir aux visiteurs du site Web une meilleure expérience.

Comment gérer l'utilisation des cookies ?

Centre de confidentialité d'UKG : Lorsque vous visitez notre site Web, vous pouvez choisir différentes options quant à notre utilisation des cookies. Pour cela, accédez au bas de notre site Web et cliquez sur « Options de consentement relatif aux cookies » ou sur « En savoir plus » dans la bannière contextuelle. Vous avez également la possibilité de consulter nos partenaires et d'autoriser ou de bloquer toute collecte et toute utilisation de vos données personnelles par ces tiers. .

Gestion des cookies Flash

Pour gérer les cookies Flash, cliquez ici.

Gestion des cookies via votre navigateur

Vous pouvez surveiller notre utilisation des cookies sur votre ordinateur en configurant votre navigateur Web de façon à être informé de la présence de cookies, ou vous pouvez empêcher leur installation proprement dite. Dans la plupart des navigateurs, la section « Aide » de la barre d'outils vous explique comment empêcher votre navigateur d'accepter de nouveaux cookies, comment faire en sorte que le navigateur vous avertisse lorsque vous recevez un nouveau cookie ou comment désactiver complètement les cookies. Veuillez noter que si vous désactivez l'utilisation des cookies sur votre ordinateur, vous risquez de ne plus pouvoir accéder à certaines parties ou à certains services de nos sites Web.

Cookies publicitaires et analytiques

Nous travaillons avec des tiers pour gérer nos publicités sur d'autres sites. Ces tiers sont susceptibles d'utiliser des cookies ou d'autres technologies similaires pour vous présenter des publicités en fonction de vos activités de navigation et de vos intérêts. Nous utilisons l'outil Google Analytics standard pour l'analyse générale des sites. Pour en savoir plus sur la façon dont Google utilise les données des sites qui utilisent ses services, cliquez ici

Nous avons également mis en œuvre les fonctionnalités publicitaires suivantes de Google Analytics pour nos publicités payantes :

  • Remarketing avec Google Analytics ;
  • Rapports sur les impressions enregistrées sur le réseau Display de Google ;
  • Rapports sur les données démographiques et les centres d'intérêts dans Google Analytics ; et
  • Services intégrés nécessitant la collecte, par Google Analytics, de données à des fins publicitaires, notamment la collecte de données au moyen d'identifiants et de cookies publicitaires.

Si vous souhaitez désactiver les fonctions publicitaires de Google Analytics que nous utilisons, cliquez ici.

Données biométriques

Comme indiqué précédemment, UKG ne collecte ni ne contrôle les données relatives aux employés des clients. Pour les clients qui utilisent des terminaux Kronos dotés d'un dispositif de numérisation digitale ou biométrique, la collecte des données de numérisation digitale relatives aux employés des clients est assurée et contrôlée par le client. Nos clients collectent ces données relatives aux employés par l'intermédiaire de leurs terminaux de numérisation digitale et logiciels associés. Ensuite, ils stockent les données collectées sur le site contrôlé par le client ou dans un espace sécurisé (conformément à la législation applicable) mis à leur disposition par Kronos dans un environnement Cloud prévu à cet effet.

Ces données sont utilisées par le client à des fins de vérification des employés en relation avec la gestion de leurs heures. Ces données sont uniquement constituées de modèles créés à partir d'algorithmes mathématiques, et non d'empreintes digitales. Les données digitales des employés des clients, ou les modèles décrits ci-dessus, sont susceptibles de figurer parmi les données des employés des clients collectées ou stockées par les clients de Kronos.

La politique de Kronos en matière de sécurité des données, applicable à l'espace sécurisé dans lequel les clients peuvent conserver les données relatives aux employés, est disponible à l'adresse : www.kronos.com/security. Kronos a mis en place des mesures raisonnables afin de limiter son accès aux données de numérisation digitale relatives aux employés des clients. Dans les rares cas où Kronos accède aux données de numérisation digitale relatives aux employés des clients (par exemple, pour l'assistance technique), l'accès s'effectue conformément aux instructions du client et aux procédures strictes en matière de traitement des données. De plus, Kronos détruit définitivement ces données dès que l'objectif lié à cet accès aux données a été atteint. Les clients sont responsables de la destruction des données qu'ils collectent, contrôlent, détiennent ou conservent en matière de numérisation digitale de leurs employés. Toute question concernant les données de numérisation digitale ou biométriques relatives aux employés des clients, y compris sur le calendrier de conservation ou le processus de destruction applicable, doit être adressée à l'employeur concerné.

Droits des personnes concernées par les données

UKG prend des mesures raisonnables pour s'assurer que toutes les données personnelles des employés, des candidats à un emploi et des visiteurs des sites Web d'UKG sont exactes et complètes pour l'utilisation prévue. Comme indiqué précédemment, nous utilisons les données personnelles exclusivement d'une façon compatible avec les objectifs pour lesquels elles ont été collectées, conformément aux exigences ou autorisations légales, ou à celles que vous pourriez autoriser ultérieurement.

Conformément à la législation en vigueur, nous vous permettons d'exercer tout ou partie des droits suivants concernant la collecte, l'utilisation et le partage de vos données personnelles :

  • Consulter les données personnelles dont nous disposons à votre sujet ;
  • Actualiser ou corriger les données inexactes ou incomplètes vous concernant ;
  • Demander la suppression de vos données personnelles ;
  • Vous opposer à ou limiter le traitement de vos données personnelles ;
  • Recevoir les données personnelles que vous avez précédemment fournies à UKG, dans un format lisible sur ordinateur, vous permettant de transférer ces données personnelles à une autre entreprise à votre discrétion ;
  • Ne pas faire l'objet d'une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé, notamment à des fins de profilage, qui produit des effets juridiques à votre égard ou qui vous affecte de façon significative et similaire ; et
  • Déposer une plainte directement auprès de l'autorité de surveillance compétente sur la façon dont nous traitons vos données personnelles.

Exercice de vos droits

Afin de protéger votre vie privée et votre sécurité, nous prenons des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de vous donner accès à vos données personnelles. Suivez les instructions ci-dessous en fonction de votre relation avec UKG, et fournissez les informations demandées pour nous permettre de traiter votre demande de façon adéquate. Nous répondrons à votre demande dans un délai raisonnable.

Visiteurs Web

Si vous êtes résident de l'Union européenne, de la Suisse ou du Royaume-Uni, et que vous souhaitez demander l'accès à vos données personnelles et/ou demander la suppression (droit à l'oubli) des données personnelles fournies précédemment, cliquez ici.

Employés et candidats à un emploi chez Ultimate Software

Si vous êtes un employé actuel ou un ancien employé d'Ultimate Software et résidez dans l'Union européenne, en Suisse ou au Royaume-Uni, et que vous souhaitez demander l'accès à vos données personnelles et/ou demander la suppression (droit à l'oubli) des données personnelles fournies précédemment, envoyez votre demande par e-mail à l'adresse [email protected]. Dans votre e-mail, précisez le droit que vous souhaitez exercer. Afin de vérifier votre identité, votre demande doit comporter les éléments suivants :

  • Votre nom complet et l'adresse e-mail associée à votre profil ;
  • Votre numéro de téléphone prioritaire ; et
  • Votre date d'embauche, consultable par les employés actuels ou les anciens employés (jusqu'à un an après la cessation d'emploi) dans votre profil ou sur votre lettre d'offre. Veuillez indiquer votre date d'embauche dans le format MM/JJ/AA.

Si vous avez précédemment postulé pour un emploi chez Ultimate Software (candidats à un emploi) et résidez dans l'Union européenne, en Suisse ou au Royaume-Uni, et que vous souhaitez demander l'accès à vos données personnelles et/ou demander la suppression (droit à l'oubli) des données personnelles fournies précédemment, envoyez votre demande par e-mail à l'adresse [email protected]. Dans votre e-mail, précisez le droit que vous souhaitez exercer. Afin de vérifier votre identité, votre demande doit comporter les éléments suivants :

  • Votre nom complet et l'adresse e-mail associée à votre profil ;
  • Votre numéro de téléphone prioritaire ; et
  • Le nombre d'offres d'emplois auxquelles vous avez postulé chez Ultimate, ainsi que l'intitulé et le code du poste associé à chaque candidature, qui se trouvent dans votre profil, sous l'onglet Candidatures.

Employés et candidats à un emploi chez Kronos

Si vous êtes un employé actuel ou un ancien employé de Kronos et résidez dans l'Union européenne, en Suisse ou au Royaume-Uni, contactez votre représentant des ressources humaines chez Kronos pour comprendre, consulter, modifier et/ou contrôler les données personnelles qui ont été fournies à Kronos dans le contexte de l’emploi.

Si vous avez précédemment postulé à un emploi chez Kronos (candidats à un emploi) et résidez dans l'Union européenne, en Suisse ou au Royaume-Uni, contactez votre recruteur ou votre représentant des ressources humaines chez Kronos, selon les cas, pour comprendre, consulter, modifier et/ou contrôler les données personnelles qui ont été fournies à Kronos dans le contexte de la candidature.

Employés et candidats à un emploi chez notre client

Lors du traitement de données personnelles pour le compte d'un client, UKG n'entretient aucune relation commerciale directe avec les personnes dont il traite les données personnelles (candidats ou employés de nos clients).

Si vous êtes employé ou candidat à un emploi, actuel ou ancien, chez l'un des clients d'UKG, contactez directement l'employeur/l'ancien employeur/l'entreprise chez qui vous avez postulé afin d'exercer vos droits relatifs à vos données personnelles. En tant que responsable du traitement des données, UKG ne répond pas aux demandes des candidats ou des employés de ses clients, sauf si ces derniers ne sont plus en activité.

Refus des demandes

Conformément à la loi en vigueur, UKG peut refuser une demande relative aux droits individuels d'une personne concernée par les données. UKG s'efforcera de vous informer en temps utile de toute décision et de toute(s) raison(s) de refus.

Résolution des litiges

Conformément au présent Avis, UKG effectuera les investigations nécessaires pour résoudre les plaintes et litiges concernant l'utilisation et la divulgation de vos données personnelles. En outre, UKG accepte de coopérer avec les autorités de protection des données au sein de l'Union européenne et avec le préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) en Suisse, ou avec des représentants autorisés pour les litiges spécifiques aux informations sur les ressources humaines reçues de l'Union européenne, du Royaume-Uni et de la Suisse.

Tout litige ou problème lié à la vie privée demeurant non résolu à votre satisfaction sera traité conformément aux procédures de règlement des litiges applicables par l'intermédiaire de notre prestataire tiers en règlement des litiges basé aux États-Unis (gratuit) sur https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

Nous vous encourageons vivement à nous faire part de toute plainte concernant le présent Avis de confidentialité et/ou notre application de cet Avis avant de passer à la procédure d'arbitrage décrite au paragraphe précédent.

Sécurité

Pour empêcher toute divulgation ou tout accès non autorisé, pour maintenir l'exactitude des données et pour permettre uniquement l'utilisation appropriée de vos données personnelles, UKG applique des contrôles et procédures physiques, techniques et administratifs afin de protéger les informations que nous recueillons.

Pour protéger la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience de vos données personnelles, nous utilisons un large éventail de contrôles d'accès physiques et logiques, pare-feu, systèmes de détection/prévention des intrusions, surveillance des réseaux et bases de données, antivirus et systèmes de sauvegarde. Nous avons recours à des sessions cryptées lors de la collecte ou du transfert de données sensibles par l'intermédiaire de nos sites Web.

Nous limitons l'accès à vos données et informations personnelles aux personnes qui ont un objectif commercial spécifique pour la conservation et le traitement de ces informations. Nos employés qui ont été autorisés à accéder à vos données personnelles sont sensibilisés à leurs responsabilités en matière de protection de la confidentialité, de l'intégrité et de la disponibilité de ces informations et ont reçu une formation et des instructions à ce sujet.

Application et vérification

UKG évalue régulièrement ses opérations afin d'en valider la conformité avec le présent Avis de confidentialité.

Si nous constatons que l'un de nos employés ou l'un de nos partenaires utilise ou divulgue des données personnelles d'une façon contraire au présent Avis de confidentialité, nous prendrons des mesures raisonnables pour empêcher ou faire cesser cette utilisation ou cette divulgation. Nous tenons nos employés et nos partenaires responsables du maintien de la confiance que nos clients nous accordent.

Changements apportés à cet Avis de confidentialité

Cet avis décrit nos politiques actuelles de protection des données personnelles, approuvées le 1er octobre 2020. UKG se réserve le droit de modifier ou de rectifier le présent Avis à tout moment, conformément aux lois applicables. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page pour obtenir les informations les plus récentes sur nos pratiques en matière de protection de la vie privée.

Coordonnées

Vous pouvez, à tout moment, contacter Ultimate pour toute question ou préoccupation concernant le présent Avis de confidentialité à l'adresse [email protected]. Vous pouvez également rédiger vos questions et les envoyer à :


The Ultimate Software Group
Attention: Vice President of Privacy, Risk & Compliance
2000 Ultimate Way
Weston, FL 33326 


Les personnes résidant dans l'UE peuvent contacter notre délégué à la protection des données (DPD) par e-mail à l'adresse [email protected]. Le DPD, qui sert également de représentant d'Ultimate Software en Europe, est joignable à l'adresse suivante :

The Ultimate Software Group
Attention: DPO
53 rue d’Hauteville
75010 Paris, France

Vous pouvez également, à tout moment, contacter Kronos pour toute question ou préoccupation concernant le présent Avis de confidentialité à l'adresse [email protected]. Vous pouvez également rédiger vos questions et les envoyer à :

Kronos Incorporated
Attn: Privacy Officer
900 Chelmsford St.
Lowell, MA 01851

Les personnes résidant dans l'UE peuvent contacter notre représentant désigné pour l'Union européenne à l'adresse suivante :

Kronos Systems Limited
Attn: Law Department
The Capitol Building
2nd Floor, South Wing
Oldbury, Bracknell
UK RG12 8FZ
Phone: +44 118 978 9784

UKG répond à toute correspondance dans un délai raisonnable, y compris dans la mesure requise par le droit applicable.

Résidents de Californie - Avis de confidentialité pour la Californie

La loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (California Consumer Privacy Act, CCPA) accorde aux résidents de Californie certains droits liés à la vie privée. Cliquez ici pour en savoir plus sur les pratiques d'UKG en matière de protection de la vie privée et de conformité des données avec le CCPA.