Onboarding : comment bien intégrer vos nouvelles recrues ?

Le processus d’onboarding désigne toutes les actions mises en œuvre pour assurer une bonne intégration des nouveaux arrivants dans une entreprise. Le but est de les accueillir de la meilleure des façons, afin qu’ils se sentent bien, qu’ils soient autonomes et deviennent productifs le plus rapidement possible. Un mauvais onboarding peut entraîner le départ prématuré d’un collaborateur alors même que la mission l’intéressait. Il convient donc de le réaliser sans omettre les détails essentiels. Vous trouverez ici nos précieux conseils pour réussir l’onboarding de vos nouvelles recrues.

Un onboarding réussi commence avant le premier jour de travail

Communiquer avant même l’arrivée dans l’entreprise
Entre le recrutement de votre nouveau collaborateur et son arrivée effective dans l’entreprise, il se passe parfois quelques semaines, voire quelques mois. De nombreuses entreprises ne communiquent pas du tout pendant cet intervalle de temps, et pourtant, c’est à ce moment-là que l’onboarding commence ! Profitez de ce laps de temps pour prendre des nouvelles de votre nouvelle recrue, pour lui donner des informations concernant les règles de l’entreprise, son programme des premiers jours, la composition de son équipe, etc. Cette prise de contact régulière permettra au nouvel arrivant de se sentir déjà intégré et pris en compte dans l’effectif.

Préparer le matériel et l’intégration administrative
Avant son premier jour, vous pouvez déjà intégrer votre nouveau collaborateur administrativement. Vous pouvez par exemple lui créer une adresse email, des identifiants pour vos différents logiciels, un compte sur votre outil RH de gestion des temps, demander un badge d’accès pour lui, etc. De la même façon, il est important d’anticiper ses besoins en termes de matériel : ordinateur, espace de travail, de rangement. Ainsi, tout sera prêt le jour de son arrivée, il se sentira attendu et considéré. Si un salarié se rend compte, lors de sa première journée, qu’aucun poste de travail ne lui est attribué et que rien n’est prêt pour lui, cela peut le rendre très mal à l’aise et vous donnerez l’image d’une entreprise mal organisée. N’oubliez pas que la première impression est extrêmement importante pour la suite de votre collaboration.

Prévenir les équipes de l’arrivée d’une nouvelle recrue
Enfin, n’oubliez pas de prévenir vos équipes de l’arrivée d’un nouveau membre, grâce à une photo et quelques informations sur la personne par exemple. Vous pouvez leur expliquer le rôle qu’il aura au sein de celle-ci et les tâches dont il aura la charge. En le présentant avant son premier jour, vous pouvez d’ores et déjà créer une cohésion dans l’équipe. Votre but est de présenter ce nouvel arrivant comme un coéquipier supplémentaire et éviter qu’il ne soit vu comme un futur concurrent.

Une intégration à planifier sur le long terme
La deuxième phase importante de l’onboarding de vos salariés se joue à partir de leur premier jour dans l’établissement. Mais attention : pour bien intégrer un collaborateur, il faut miser sur le long terme. Certaines personnes auront besoin de plusieurs semaines ou mois pour prendre pleinement leurs marques.

Transmettre la culture d’entreprise
L’onboarding n’est pas que matériel : il s’agit avant tout de faire en sorte que les nouveaux arrivants comprennent pleinement leur nouvel environnement de travail et s’y sentent bien. Pour cela, il est essentiel de leur transmettre la culture de l’entreprise. Dans la plupart des équipes, plusieurs générations, cultures, ou encore niveaux d’études travaillent ensemble, dans un but commun. La culture de l’entreprise les unit et leur permet d’interagir en harmonie. La transmission des codes, des habitudes, des valeurs de l’entreprise dès leur arrivée permettra aux nouvelles recrues de s’adapter plus rapidement à leur nouvel environnement de travail.

Faire des points régulièrement
Prenez le temps de discuter avec votre nouvelle recrue de façon régulière pendant les premières semaines. Demandez-lui comment elle se sent, si les tâches correspondent à ses attentes, si elle s’entend bien avec l’équipe, etc. De nombreuses personnes n’osent pas aller d’elles-mêmes discuter d’une difficulté d’intégration au sein d’une entreprise, mais elles le font si l’on prend le temps de leur poser la question. De la même façon, invitez-la à vous interroger s’il y a des points qu’elle ne comprend pas concernant son nouveau travail ou plus généralement sur l’entreprise. Lorsque vous recrutez une personne, il faut à tout prix éviter qu’elle se sente mal intégrée et qu’elle quitte l’entreprise prématurément. Le fait de faire des points régulièrement avec vos nouvelles recrues vous permettra de vous ajuster rapidement si certains sujets sont gênants pour elle. Ne négligez pas cette étape : elle est vraiment primordiale afin de ne pas passer à côté d’un élément essentiel.

Nommer un référent pour chaque nouvel arrivant
Vous pouvez également nommer un référent pour chaque nouvel arrivant, qui ne soit pas forcément un manager ou un membre de l’équipe RH. Ainsi, l’intégration peut être facilitée, de façon informelle. Il pourra être le point de contact pour les questions qui ne sont pas nécessairement d’ordre administratif. Pour que ce système fonctionne, il est important que le référent soit volontaire et que ce ne soit pas imposé aux personnes qui ne souhaiteraient pas s’engager sur ce type de mission. Établissez donc au préalable une liste des personnes qui accepteraient d’être des mentors pour les nouvelles recrues dans le cadre de l’onboarding.

Le rapport d’étonnement : indispensable pour se remettre en question
Enfin, pour chaque parcours d’onboarding, demandez un rapport d’étonnement. Celui-ci vous permettra de collecter d’importantes informations concernant la façon dont l’onboarding a été vécu par vos collaborateurs. Vous pouvez leur demander s’ils ont des suggestions à faire, s’il y a des choses qu’ils n’ont pas appréciées, ou s’ils auraient préféré être accueillis différemment. Une analyse objective de ces rapports permet à l’entreprise de se remettre en question et surtout d’améliorer son processus afin d’intégrer de mieux en mieux les personnes qui viennent y travailler. Vous pouvez vous entretenir avec chacun pour récolter ces retours, ou bien utiliser un questionnaire en ligne.

Vous avez à présent toutes les cartes en main pour réussir un onboarding. Les étapes décrites peuvent paraître longues, voire chronophages, et pourtant, elles sont essentielles ! En effet, un mauvais onboarding peut conduire à une intégration désastreuse, un sentiment d’appartenance à l’entreprise très faible, et un manque de motivation. Au contraire, un onboarding réussi a des conséquences très positives : une bonne cohésion d’équipe, une productivité rapide et une motivation élevée. Le bien-être en entreprise de vos collaborateurs débutent dès leur arrivée, prenez donc le plus grand soin à réaliser correctement l’onboarding de tous vos salariés !