Comment bien gérer les absences des salariés en entreprise ?

Saviez-vous que le coût des absences en entreprise s’élève en moyenne à 37 % de sa masse salariale ? Dans ce contexte, gérer les absences des salariés est primordial afin d’obtenir la meilleure productivité possible de la part de ses collaborateurs. Nous allons définir avec vous ce qui se cache derrière le terme d’absence en entreprise. Nous verrons ensuite comment mieux les gérer, notamment grâce aux logiciels de gestion des absences. Enfin, vous découvrirez les fonctionnalités indispensables que doivent comporter tous les bons outils RH pour (vraiment) vous faciliter la vie.

Absence en entreprise : que se cache-t-il derrière ce terme ?

L’absence en entreprise comprend tous les évènements qui éloignent physiquement un salarié de son lieu de travail.

Il peut s’agir dans un premier temps d’absences programmées, pendant lesquelles le salarié n’exerce pas sa profession : congés payés, RTT, congé maternité ou congé deuxième parent, repos compensateur, etc. Il peut également s’agir d’absences liées à une maladie, dans le cadre d’un arrêt de travail, ou à un événement particulier comme un mariage ou un deuil par exemple. Enfin, les absences peuvent être dues à un déplacement professionnel, à une formation ou bien, de plus en plus, à du télétravail au domicile du salarié.

Il existe donc différents cas qui peuvent amener un salarié à ne pas se trouver sur son lieu de travail. À l’heure où le télétravail se démocratise de plus en plus, il est nécessaire pour les ressources humaines des entreprises de gérer ces absences correctement. À défaut, elles pourraient perdre le contrôle et ne plus tenir correctement le compte des jours travaillés de leurs salariés. Pour les managers et les équipes, la gestion des absences est importante afin d’avoir une organisation optimale et être capable d’adapter les charges de travail aux ressources présentes. Les enjeux sont donc importants.

Les avantages de l’utilisation d’un outil de gestion pour les absences

Plus de simplicité pour l’entreprise

Du côté des entreprises, la gestion manuelle des absences des collaborateurs est très chronophage et le risque d’erreurs devient important lorsque le nombre d’employés augmente. Pour chaque personne, il faut en effet calculer ses droits, reporter ses demandes, les modifier, s’adapter aux cas particuliers, prendre en compte les temps partiels, etc.

Un logiciel de gestion des congés et des absences permet de faire ce travail automatiquement. Le gain de temps est énorme pour les responsables RH, qui n’ont plus besoin d’effectuer le décompte. Cela permet également de ne plus avoir à expliquer aux salariés le détail des calculs réalisés : le logiciel se charge de transmettre les détails des soldes de congés.

Le coût est très faible comparé aux bénéfices engendrés. Grâce à la mise en place d’un logiciel, les responsables RH peuvent en effet se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée : le recrutement de talents, l’expérience collaborateur, la cohésion des équipes par exemple. Pour les managers, la gestion des plannings est beaucoup plus simple et il est facile d’identifier à l’avance quel salarié sera présent ou non durant les semaines à venir.

Plus de sérénité pour les salariés

Du côté des salariés, avoir accès à un tableau de bord récapitulant les congés auxquels ils ont droit est très rassurant. Cela leur permet de mieux anticiper leurs vacances, d’envoyer facilement leurs demandes et d’avoir une preuve écrite lorsqu’elles sont acceptées. Ils peuvent également consulter à tout moment si leurs collègues travaillent ou s’ils sont en congé. Cela permet de savoir s’ils peuvent solliciter leur collaborateur, car il est en télétravail, ou s’il est préférable de s’adresser à quelqu’un d’autre si celui-ci est en congé.

Le stress des salariés est ainsi grandement diminué : ils peuvent mieux gérer leurs absences et n’ont pas peur qu’une erreur se soit glissée dans le calcul. Ils peuvent eux aussi se concentrer sur leur cœur de métier.

Qu’est-ce qu’un bon outil de gestion des temps et des absences ?

Il existe aujourd’hui plusieurs types de logiciels qui promettent de vous aider à gérer les absences de vos salariés. Il est important de savoir qu’ils ne proposent pas tous les options dont vous avez besoin pour être efficace. Pour vous aider à trouver le bon outil de gestion des congés pour votre entreprise, voici quelques options que celui-ci devrait impérativement proposer :

  • Le calcul automatique des congés des salariés, y compris les congés légaux (mariage, naissance, deuil, etc.)
  • La prise en compte de tous les types d’absences : arrêt maladie, déplacements et télétravail compris.
  • La digitalisation des demandes de congés et la possibilité de les faire valider par le manager.
  • La mise à jour d’un planning accessible à toutes les équipes, afin que chacun puisse s’organiser efficacement.
  • La possibilité de consulter son solde d’heures travaillées dans la semaine ou le mois.

Gardez en tête qu’un tel logiciel doit vous soulager des tâches administratives, il doit donc être simple d’utilisation pour vous et vos collaborateurs. Il permet à chacun de se concentrer sur les tâches importantes. Une fois qu’il est mis en place dans l’entreprise, il permet à tous de gagner en productivité.

La gestion des absences en entreprise peut s’avérer très difficile pour tous si vous n’avez pas mis en place les bons outils. En revanche, avec un logiciel de gestion des temps adapté, cette tâche peut devenir très minime. Une fois mis en place, personne n’aura besoin de faire de calculs et de passer des heures à recompter les droits de chacun. Une entreprise performante est une entreprise qui parvient à mobiliser et engager ses salariés. Pour cette raison, il est important que chacun puisse se consacrer sur ses tâches sans avoir à se soucier de ce sujet. Tout le monde y est gagnant : les responsables RH ne perdent pas de temps, les managers peuvent mieux gérer les temps de travail de leurs équipes et les salariés sont moins stressés. Alors, pourquoi s’en priver ?