lundi, 8 novembre, 2021, TORONTO, CA.

Au Canada, un réseau de soins primaires de 300 000 patients réalise des économies substantielles avec UKG

UKG (Ultimate Kronos Group), l'un des principaux fournisseurs de solutions de gestion du capital humain (GCH), de traitement de la paie, de GRH, de gestion des temps et de planification, a annoncé aujourd'hui que Mosaic Primary Care Network (PCN), un groupe de médecins de famille et de professionnels de la santé dédié à l'amélioration de la santé des communautés à Calgary, utilise UKG Pro et UKG Dimensions pour automatiser les règles syndicales complexes liées à la planification d’horaires et à la paie.

Auparavant, Mosaic PCN utilisait une solution de GCH qui permettait un contrôle administratif limité sur le traitement de la paie. Au moment de la syndication des employés de Mosaic PCN en 2019, l'entreprise a reconnu avoir besoin d'une solution plus robuste pour gérer la complexité de sa structure de rémunération. En effet, celle-ci comprenait le paiement de primes de quart et des augmentations de salaire variables en fonction du nombre d'heures travaillées. Mosaic PCN a fait appel à UKG à la suite de la fusion d'UKG en 2020 afin de profiter d'un fournisseur unique proposant un traitement de la paie consolidé et de pointe et une gestion des heures de classe mondiale. Ceci devait permettre d'éliminer la dépendance de Mosaic PCN vis-à-vis des feuilles de calcul pour la planification des horaires.

« Avant UKG, nous devions traiter la plupart des règles syndicales manuellement. Les employés et les responsables remplissaient des formulaires, les faisaient approuver, puis envoyaient les documents à la paie », explique Sarah Laviolette, responsable des rapports financiers chez Mosaic PCN. « Les capacités de planification d’horaires avancées de Dimensions peuvent s'adapter à toutes les clauses de l'accord syndical relatives à la planification, au versement de primes et aux règles d'heures supplémentaires pour les modalités de travail alternatives. De même, nous suivons désormais automatiquement les augmentations de salaire, avec des ajustements précis effectués en fonction des heures travaillées. Les responsables n'ont qu'à apppliquer la règle appropriée. »

Selon Sarah Laviolette, grâce à l'automatisation de ces processus, le service de la paie économise une journée complète de temps de traitement. Avec UKG, les employés n'ont plus besoin de travailler la fin de semaine pour gérer la paie et, en conséquence, les responsables ne sont plus pressés par le temps pour vérifier et approuver les données saisies par l'équipe. De plus, en éliminant les processus et calculs manuels, Mosaic PCN bénéficie d'une paie plus précise.

« Nous disposons de nombreux rapports et audits prêts à l'emploi que nous pouvons exécuter avec UKG Pro Payroll », poursuit Sarah Laviolette. « Nous exécutons les exceptions de pré-vérification, un résumé des reliquats de pré-vérification et le rapport sur les modifications auditées par les employés selon les préférences du responsable, qui ne met en évidence que les modifications qui nécessitent un contrôle. Dans le passé, tous ces rapports étaient compilés manuellement et nous devions souvent apporter des corrections après le versement de la paie. »

Pour Sarah Laviolette, la planification simplifiée des horaires avec Dimensions a permis aux responsables de prendre le contrôle des horaires de leurs employés.

« Les horaires de nos assistants médicaux, par exemple, étaient conservés dans des tableurs. Avec UKG, les responsables établissent et automatisent les horaires », précise-t-elle. « Les responsables trouvent que la solution est très intuitive et simple à utiliser, et ils aiment la façon dont ils peuvent créer des horaires plus efficaces pour leurs employés. L'automatisation des processus permet à chaque responsable d'économiser environ une heure chaque mois, car il n'a plus besoin de comparer les horaires avec les feuilles de temps, de vérifier les pointages ni de remplir des formulaires pour les primes spéciales. Avec 15 responsables dans notre entreprise, le temps gagné est considérable. »

En plus de pouvoir planifier et exécuter les horaires des employés, les responsables sont contents de la visibilité offerte par la solution de planification d’horaires d'UKG.

« Les responsables peuvent non seulement consulter les horaires de leurs équipes d'un simple clic, mais également profiter d'un tableau de bord qui fournit des informations telles que les cumuls de vacances », poursuit Sarah Laviolette. « Avant, les RH devaient envoyer des rapports mensuels compilés manuellement aux responsables pour montrer les cumuls de vacances des employés. Désormais, les responsables peuvent voir chaque jour, lorsqu'ils se connectent à UKG, l'importance de leurs reliquats et prendre les mesures appropriées. »

« Les soins primaires sont souvent considérés comme la base d'un système de santé solide et la clé pour assurer la santé de la population, ce qui est un objectif de plus en plus important pour tous les professionnels de la santé », déclare Nanne Finis, IA, MS et infirmière en chef chez UKG. « C'est un privilège de s'associer à Mosaic PCN de façon à pouvoir simplifier la planification d’horaires et le traitement de la paie pour leurs responsables. Les équipes cliniques peuvent ainsi rester concentrées sur la prestation de soins de qualité et équitables dans toutes les communautés qu'elles desservent. »

« L'échange de données en temps réel entre les processus de RH est essentiel pour les entreprises qui cherchent à optimiser la conformité, la vitesse et la productivité », explique Chris Todd, président d'UKG. « Nous sommes ravis que Mosaic PCN tire parti de l'expertise d'UKG en matière de gestion des ressources humaines et de gestion des effectifs pour réaliser des gains d'efficacité substantiels et améliorer l'expérience des employés. »

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À propos d’UKG

Chez UKG (Ultimate Kronos Group), notre priorité, ce sont les personnes. Née d’une fusion ayant créé l’une des plus grandes sociétés infonuagiques du monde, UKG croit que les organisations réussissent lorsqu’elles se concentrent sur leurs employés. Les solutions primées Pro, Dimensions et Ready d’UKG, fournisseur chef de file mondial dans le domaine des logiciels et des services de GCH, de traitement de la paie, de GRH et de gestion des effectifs, aident des dizaines de milliers d’organisations du monde entier, dans tous les secteurs d’activité, à obtenir de meilleurs résultats opérationnels, à améliorer l’efficacité des RH, à simplifier les processus de paie et à faire du travail une expérience améliorée, plus connectée, pour tout le monde. La société UKG compte 13 000 employés dans le monde et est reconnue pour sa culture d’entreprise inclusive. La société a remporté de nombreux prix pour sa culture, ses produits et ses services, et a figuré plusieurs années de suite sur la liste des 100 meilleurs employeurs (100 Best Companies to Work For) de la publication Fortune. Pour en savoir plus, visitez le site ukg.com/fr-CA.

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