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Politique de confidentialité

Protection de vos renseignements personnels

La société UKG Inc, composée d’Ultimate Software, de Kronos et de leurs filiales respectives (collectivement, « UKG », « nous » et/ou « notre ») s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels des personnes qui visitent notre site Web (« visiteurs »), et des personnes qui utilisent les services d’UKG (« utilisateurs » et/ou « vous ») en tant qu’employés ou candidats à un emploi chez UKG ou l’un de ses clients.

Champ d’application

Le présent avis de confidentialité (« avis ») décrit les pratiques d’UKG en matière de protection de la confidentialité des renseignements personnels dans le cadre de l’utilisation des sites Web, des produits, des services et de toute application connexe (« services ») d’UKG. Cet avis fournit également des informations sur les choix que vous pouvez faire concernant la collecte ou l’utilisation de vos renseignements personnels (« renseignements personnels ») et les droits qui vous sont accordés, notamment la possibilité d’accéder aux informations vous concernant ou de les actualiser.

Quelle est la portée de cet avis?

Cet avis s’applique aux renseignements personnels fournis ou collectés dans le cadre de l’utilisation des services d’UKG par les clients, les employés, les candidats à un emploi et/ou les visiteurs du site Web. Aux fins du présent avis, les renseignements personnels désignent les informations recueillies par UKG concernant une personne physique identifiée ou identifiable.

Quel avis de confidentialité est applicable?

L’avis de notre client s’applique lorsque :

Le présent avis s’applique lorsque :

  • vous utilisez une page de connexion portant la marque du client; et
  • vous, en tant que candidat, créez un profil ou postulez à un poste chez notre client.
  • vous utilisez une page de connexion portant la marque d’UKG; et
  • vous, en tant que candidat, créez un profil ou postulez à un poste chez UKG.

Liens vers des sites Web autres que les sites d’UKG

Pour des raisons de commodité ou d’information, les sites Web d’UKG peuvent contenir des liens vers des sites tiers. Lorsque vous cliquez sur ces liens, vous quittez le site Web d’UKG et vous accédez à un site tiers.  UKG n’exerce aucun contrôle sur les sites tiers.  Les pratiques des tiers en matière de protection des renseignements personnels peuvent différer de celles d’UKG.  Nous n’assumons aucune responsabilité ni ne formulons aucune recommandation que ce soit à l’égard des sites Web tiers.  Lorsque vous partagez des renseignements personnels avec des sites Web tiers, le traitement de ces données par des tiers n’est pas couvert par le présent avis de confidentialité. Nous vous invitons à consulter la politique de confidentialité de tout site Web ou de toute entreprise avant de leur communiquer vos renseignements personnels.

Sources des renseignements personnels

Données que nous collectons :

UKG recueille des renseignements personnels de plusieurs sources différentes, notamment :

  • directement auprès des visiteurs de son site Web, de ses clients éventuels, de ses clients, des candidats aux emplois ou de ses employés;
  • directement ou indirectement auprès des visiteurs de son site Web, de ses clients, de ses fournisseurs, de ses prestataires de services ou d’autres tiers; et
  • dans le cadre de votre utilisation ou de votre visite de n’importe lequel de nos sites Web ou de nos produits ou de votre activité dans ceux-ci.

Veuillez consulter chacune des sections ci-dessous pour en savoir plus sur la façon dont UKG collecte les renseignements personnels et sur les renseignements personnels qui sont recueillis. 

Visiteurs des sites Web 

Comment collectons-nous les renseignements personnels?

UKG recueille des renseignements personnels sur les visiteurs de site Web lorsque ces derniers visitent notre site et choisissent de communiquer ces renseignements. Par exemple, nous recueillons des informations lorsque vous visitez notre site Web et que vous nous contactez par l’intermédiaire de notre site Web, lorsque vous fournissez votre adresse de courriel, votre numéro de téléphone ou lorsque vous fournissez d’autres informations similaires, comme les informations que vous fournissez lorsque vous vous inscrivez à un webinaire. 

Quelles sont les données collectées?

Les renseignements personnels recueillis auprès d’un visiteur du site Web comprennent notamment les renseignements suivants :

  • nom;
  • société;
  • intitulé de poste;
  • adresse;
  • numéro de téléphone; et
  • adresse de courriel.

Enfants

Nous ne collectons pas sciemment les renseignements personnels d’enfants de moins de 13 ans. Si vous avez moins de 13 ans, veuillez ne pas soumettre de renseignements personnels à UKG. Si vous avez des raisons de penser qu’un enfant de moins de 13 ans a fourni des renseignements personnels à UKG, n’hésitez pas à nous contacter conformément à la section 14 du présent avis. Nous nous efforcerons de supprimer ces informations de nos bases de données.

Employés et candidats à un emploi chez UKG

Comment collectons-nous les renseignements personnels?
UKG recueille des renseignements personnels sur les personnes qui posent leur candidature à un poste chez UKG.  En outre, UKG recueille des informations sur les personnes qui créent un profil sur notre site Web, qu’elles aient ou non rempli un formulaire de demande d’emploi. 

En cas d’embauche par UKG à la suite d’une demande d’emploi, d’autres informations sont collectées pendant la phase d’intégration ainsi que pendant toute la durée de la relation de travail. Nous sommes également susceptibles de recueillir des informations que vous avez volontairement rendues publiques et/ou partagées sur des comptes visibles par le public, tels que les plates-formes de médias sociaux. 

Quelles sont les données collectées?

Les renseignements personnels collectés auprès des candidats ou des employés d’UKG incluent, mais non de façon limitative, les renseignements suivants :

  • identifiants personnels (nom, adresse, âge, date de naissance, numéro de sécurité sociale);
  • informations professionnelles ou relatives à l’emploi (antécédents professionnels, salaire);
  • informations relatives aux études; et
  • coordonnées personnelles/professionnelles.

Renseignements sur les clients (et renseignements sur leurs employés et leurs candidats à un emploi)

Comment collectons-nous les renseignements personnels?

Lors de l’utilisation de nos produits et de nos services, nos clients sont les seuls responsables de la sélection des renseignements personnels qui seront collectés concernant leurs employés ou leurs candidats à un emploi. UKG traite les informations conformément aux instructions de ses clients seulement et n’a aucun lien direct avec les personnes (employés et candidats de nos clients) dont nous traitons les renseignements personnels. 

Les renseignements peuvent être collectés par l’intermédiaire de notre solution SaaS, par les membres de notre équipe de soutien aux clients, ou par des sous-traitants engagés par UKG pour vous fournir les services. Pour les employés des clients qui utilisent des terminaux Kronos dotés d’un dispositif biométrique ou d’un lecteur d’empreintes digitales pour la gestion des heures des employés, consultez la section sur la confidentialité des données biométriques du présent avis.

Quelles sont les données collectées?

Les renseignements personnels traités par UKG pour le compte de ses clients varient, mais incluent notamment des informations telles que le nom, le nom de la société, l’adresse, l’adresse de courriel, les informations sur les heures, les présences et les horaires, ainsi que les numéros de sécurité sociale. Contactez votre employeur ou l’entreprise auprès de laquelle vous avez postulé afin d’en savoir plus sur les informations qu’ils recueillent pour les produits et les services d’UKG. 

Utilisateurs de l’application mobile

Comment collectons-nous les renseignements personnels?

UKG recueille des renseignements personnels à propos des utilisateurs de notre application mobile lorsque ceux-ci choisissent de fournir ces informations. Nous collectons également des informations à votre sujet au moyen de logiciels d’analyse mobile. 

Quelles sont les données collectées?

Notre application mobile peut enregistrer des informations concernant votre fréquence d’utilisation de l’application, les événements qui se produisent dans l’application, les données d’utilisation agrégées, les données de performance, votre situation géographique, le type d’appareil utilisé et l’endroit d’où l’application a été téléchargée. Les informations que nous stockons dans le logiciel d’analyse ne sont reliées à aucun renseignement personnel que vous nous communiquez depuis l’application mobile.

Activité sur les sites Web, témoins et autres technologies de suivi 

Comment collectons-nous les renseignements personnels?

UKG recueille des renseignements par l’intermédiaire de logiciels de suivi des sites Web, et au moyen de témoins et d’autres technologies de suivi de votre utilisation de nos sites Web ou de votre activité sur ceux-ci. 

Quelles sont les données collectées?

Les logiciels de suivi des sites Web capturent automatiquement des informations techniques qui sont stockées dans les fichiers journaux de notre serveur. Par exemple, lorsque vous visitez nos sites Web, nos partenaires et nous stockons des informations non confidentielles provenant de votre appareil et accédons à celles-ci, ces informations pouvant comprendre des témoins ou un identifiant unique d’appareil, et nous traitons des renseignements personnels tels que votre adresse IP, le fabricant et le modèle de l’appareil, le type de navigateur utilisé, les pages Web visitées et le temps passé sur notre site Web.

Pour en savoir plus sur notre utilisation des témoins et d’autres technologies de suivi, consultez la section sur les témoins et les autres technologies de suivi. 

Fonctionnalités et widgets des médias sociaux

Comment collectons-nous les renseignements personnels?

Nos sites Web peuvent inclure certaines fonctionnalités de média social (par exemple, des liens vers des vidéos, des boutons « J’aime » et des widgets tels que des boutons « Partager » ou des mini-programmes interactifs) et peuvent placer un témoin afin de permettre l’activation de la fonctionnalité. Les fonctionnalités de média social et les widgets peuvent être hébergés par un tiers ou être hébergés directement sur nos sites Web. Votre utilisation de ces fonctionnalités ainsi que vos interactions avec celles-ci se font à votre discrétion et sont régies par la politique de confidentialité des entreprises qui fournissent ces fonctionnalités.

Quelles sont les données collectées?

Ces fonctionnalités sont susceptibles de collecter des renseignements personnels à votre sujet, comme votre adresse IP et la page du site Web que vous visitez. 
 

Utilisation des renseignements personnels

Pourquoi nous utilisons vos renseignements personnels :

UKG utilise les renseignements personnels à plusieurs fins, notamment :

  • pour communiquer avec vous au sujet de nos produits et/ou de nos services;
  • pour atteindre les objectifs pour lesquels les données ont été collectées/fournies, y compris la fourniture de produits et/ou de services contractuels;
  • pour améliorer notre site Web, nos produits et nos services, grâce à des essais, à des recherches, à des analyses et au développement de produits;
  • à des fins de sécurité, notamment pour empêcher tout accès ou toute divulgation non autorisés, maintenir l’exactitude des données, protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos renseignements personnels et autoriser uniquement l’utilisation appropriée de vos renseignements personnels; et
  • Pour respecter toutes les obligations légales applicables.

Consultez chacune des sections ci-dessous pour en savoir plus sur la façon dont nous utilisons vos renseignements personnels.   

Visiteurs des sites Web 

Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?

Les renseignements personnels que vous fournissez lors de l’utilisation de notre site Web sont utilisés conformément au présent avis de confidentialité. Nous utilisons vos renseignements personnels pour répondre aux demandes d’informations sur nos produits et nos services et pour vous permettre de vous inscrire et de participer aux événements que nous parrainons (y compris les webinaires).

Employés et candidats à un emploi chez UKG 

Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?

Nous utilisons les renseignements personnels des candidats et des employés à des fins professionnelles légitimes en matière de ressources humaines, notamment pour faire ce qui suit :

  • administrer la paie;
  • pourvoir des postes vacants;
  • tenir à jour les registres d’avantages sociaux;
  • produire des rapports conformément aux exigences gouvernementales;
  • assurer la gestion du rendement;
  • fournir l’accès au réseau de l’entreprise;
  • authentifier les utilisateurs; et
  • assurer la gestion de la santé et de la sécurité.

Renseignements sur les clients (et renseignements sur leurs employés) 

Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?

Nous utilisons vos renseignements personnels pour vous fournir les services prévus par les obligations contractuelles d’UKG, pour améliorer ces services ou pour communiquer avec vous au sujet de nos produits ou de nos services. Pour les employés des clients qui utilisent des terminaux Kronos dotés d’un dispositif biométrique ou d’un lecteur d’empreintes digitales pour la gestion des heures des employés, consultez la section sur la confidentialité des données biométriques du présent avis. 

Activité sur les sites Web, témoins et autres technologies de suivi 

Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?

Afin d’améliorer le contenu et le format de notre site, UKG utilise un logiciel de suivi des sites Web permettant de capturer automatiquement les informations techniques qui sont ensuite stockées dans les fichiers journaux de notre serveur. 

UKG et ses partenaires utilisent également des témoins et d’autres technologies de suivi pour mesurer les préférences des visiteurs de notre site Web, analyser les tendances, administrer le site Web, suivre les mouvements des utilisateurs sur le site Web et recueillir des informations démographiques sur l’ensemble de nos utilisateurs. Consultez notre section sur les témoins ci-dessous pour en savoir plus. 

Application mobile 

Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?

UKG utilise un logiciel d’analyse mobile afin de mieux comprendre la fonctionnalité de notre logiciel mobile sur votre téléphone. Les informations que nous stockons dans le logiciel d’analyse ne sont reliées à aucun renseignement personnel que vous nous communiquez depuis l’application mobile.
 

Communication des renseignements personnels

Nous ne vendons pas les renseignements personnels à des tiers.  Consultez chacune des sections ci-dessous pour en savoir plus sur la façon dont nous sommes susceptibles de communiquer vos renseignements personnels. 

Sociétés affiliées et filiales :

Nous sommes susceptibles de partager vos renseignements personnels avec des sociétés affiliées et des filiales pour vous fournir un produit ou un service ou pour accomplir une tâche que vous avez demandée.  

Tiers (fournisseurs/prestataires de services) : Nous sommes susceptibles de collaborer avec des tiers (fournisseurs et/ou prestataires de services) pour vous fournir un produit ou un service (ou exécuter certaines fonctions telles que l’amélioration et/ou la fourniture de nos offres de produits et de services) ou pour accomplir une tâche que vous avez demandée.  

Nous avons conclu des contrats avec des tiers (fournisseurs et/ou prestataires de services) pour qu’ils exécutent certaines fonctions en notre nom, conformément à nos instructions seulement. Nos partenaires tiers sont liés par des accords de confidentialité, ont seulement accès à vos renseignements personnels dans la mesure nécessaire à la fourniture des services contractuels et sont seulement autorisés à traiter vos renseignements personnels conformément à nos instructions (et aux fins communiquées). 

Autres cas de communication des renseignements personnels :

UKG est susceptible de communiquer vos renseignements personnels si nous estimons de bonne foi qu’une telle action est nécessaire pour :

  • nous conformer à la loi ou à une procédure judiciaire;
  • protéger et défendre nos droits et nos biens;
  • empêcher toute utilisation abusive ou non autorisée de notre site Web; ou
  • assurer la sécurité personnelle ou protéger la propriété de nos utilisateurs ou du public (ceci signifie notamment que si vous fournissez de fausses informations ou tentez de vous faire passer pour quelqu’un d’autre, des informations vous concernant peuvent être communiquées dans le cadre d’une éventuelle enquête relative à vos agissements).

À l’exception de ce qui est indiqué dans le présent avis de confidentialité, nous nous efforcerons de ne pas communiquer vos renseignements personnels à des tiers inconnus ou non affiliés, et nous n’établirons pas de références croisées entre vos renseignements personnels et ceux d’autres clients ou entités.

Transferts de renseignements personnels

Transferts internationaux

UKG respecte le Règlement général sur la protection des données de l’UE concernant le transfert de renseignements personnels de l’UE vers les États-Unis. Pour les transferts de renseignements personnels provenant de l’UE vers UKG en vue de leur traitement par UKG dans une juridiction hors de l’UE, de l’EEE ou des pays approuvés par la Commission européenne qui offrent une protection « adéquate » des données, UKG s’engage à (a) assurer une protection des renseignements personnels provenant de l’UE de niveau au moins égal à celui qui est exigé selon les boucliers de protection entre les États-Unis et l’Union européenne et entre les États-Unis et la Suisse; ou (b) utiliser la forme des clauses contractuelles types (« SCC ») actuellement approuvées entre le contrôleur et le responsable du traitement. Dans la plupart des cas, UKG utilise les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne comme mécanisme juridique pour les transferts transfrontaliers de renseignements personnels à partir de l’UE.

Bouclier de protection

UKG respecte les accords des boucliers de protection (Privacy Shield) qui existent entre l’UE et les États-Unis et entre la Suisse et les États-Unis, tels qu’ils sont publiés par le département du Commerce des États-Unis pour la collecte, l’utilisation et la conservation de renseignements personnels transférées depuis l’Union européenne, le Royaume-Uni et/ou la Suisse, selon les cas. UKG a certifié au département du Commerce des États-Unis son respect des principes de ces boucliers de protection en ce qui concerne ces données. Pour en savoir plus sur le programme de bouclier de protection des données et pour consulter notre certification, visitez  le site Web du bouclier de protection.

La société UKG est responsable du traitement des renseignements personnels qu’elle reçoit, défini comme toute opération ou ensemble d’opérations effectuées, que ce soit ou non par des moyens automatiques, par exemple la collecte, l’enregistrement, l’organisation, le stockage, l’adaptation ou la modification, la récupération, la consultation, l’utilisation, le partage par transmission, diffusion ou mise à disposition de toute autre manière, l’alignement ou la combinaison, le blocage, la suppression ou la destruction, sur les renseignements personnels qu’elle reçoit, en vertu du bouclier de protection des données applicable, et, à l’occasion, qu’elle transfère ensuite à un tiers agissant en son nom en tant qu’agent.  UKG se conforme aux principes du bouclier de protection des données pour tous les transferts ultérieurs de renseignements personnels en provenance de l’Union européenne, du Royaume-Uni et/ou de la Suisse, y compris les dispositions relatives à la responsabilité en cas de transfert ultérieur.

En ce qui concerne les renseignements personnels reçus ou transférés conformément aux boucliers de protection des données, UKG est assujettie aux pouvoirs d’exécution de la réglementation de la Federal Trade Commission des États-Unis.  Dans certaines situations, la société UKG peut être tenue de divulguer des renseignements personnels en réponse à une exigence licite des autorités publiques, notamment pour satisfaire à des exigences de sécurité nationale ou d’application de la loi.
Si une intervention de notre part n’a pas permis de résoudre de façon satisfaisante une question concernant l’utilisation ou la protection des données qui vous préoccupe, contactez (gratuitement) notre prestataire de services de règlement des litiges tiers basé aux États-Unis sur le site https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

Dans certaines conditions, décrites plus en détail sur le site Web du bouclier de protection des données, vous pouvez invoquer un arbitrage contraignant lorsque les autres procédures de règlement des litiges ont été épuisées.

APEC

Les pratiques d’UKG en matière de confidentialité des renseignements personnels, décrites dans le présent avis de confidentialité, sont conformes au système de règles transfrontières de protection des données (Cross Border Privacy Rules, CBPR) de l’APEC (Coopération économique pour l’Asie-Pacifique).  Le système CBPR de l’APEC fournit un cadre permettant aux organisations d’assurer la protection des renseignements personnels transférés entre les économies participantes de l’APEC.  Vous trouverez de plus amples informations sur le cadre de l’APEC ici.

Langage contradictoire

En cas de contradiction entre les termes du présent avis de confidentialité et le mécanisme de transfert adéquat applicable pour le transfert transfrontalier de renseignements personnels depuis l’UE, la Suisse ou le Royaume-Uni vers les États-Unis (tel que les clauses contractuelles types ou le bouclier de protection entre l’UE et les États-Unis ou le bouclier de protection entre la Suisse et les États-Unis), le langage spécifié dans le mécanisme de transfert adéquat prévaut.

Conservation des renseignements personnels

UKG conserve les renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels ils ont été collectés ou selon ce qui est exigé ou autorisé par les lois applicables (y compris la résolution des litiges) et conformément aux contrats conclus avec nos clients.

Témoins et autres technologies de suivi

Que sont les témoins?

Les témoins sont de petites quantités de données que notre site Web stocke sur votre ordinateur et que nous pouvons récupérer ultérieurement. Les témoins ne peuvent pas être lus par des sites Web autres que le nôtre. Comme indiqué dans notre section sur l’utilisation de vos renseignements personnels, nous utilisons des témoins à des fins administratives, notamment pour enregistrer vos préférences, ce qui nous permet d’offrir aux visiteurs du site Web une meilleure expérience.

Comment gérer l’utilisation des témoins?

Centre de confidentialité d’UKG : Lorsque vous visitez notre site Web, vous pouvez choisir différentes options quant à notre utilisation des témoins : cliquez sur « Options de consentement relatif aux témoins » ou sur « En savoir plus » dans la bannière contextuelle qui s’affiche dans le bas des pages de notre site Web. Vous avez également la possibilité de consulter nos partenaires et d’autoriser ou de bloquer toute collecte et toute utilisation de vos renseignements personnels par ces tiers.

Gestion des témoins Flash

Pour gérer les témoins Flash, cliquez ici.

Gestion des témoins par votre navigateur

Vous pouvez configurer votre navigateur Web afin que l’enregistrement de témoins vous soit signalé, de manière à surveiller notre utilisation des témoins, ou vous pouvez empêcher totalement l’enregistrement des témoins. Dans la plupart des navigateurs, la section « Aide » de la barre d’outils vous explique comment empêcher votre navigateur d’accepter de nouveaux témoins, comment faire en sorte que le navigateur vous avertisse lorsque vous recevez un nouveau témoin ou comment désactiver complètement les témoins. Veuillez noter que si vous désactivez l’utilisation des témoins sur votre ordinateur, vous risquez de ne plus pouvoir accéder à certaines parties ou à certains services de nos sites Web.

Témoins publicitaires et analytiques

Nous travaillons avec des tiers pour gérer nos publicités sur d’autres sites. Ces tiers sont susceptibles d’utiliser des témoins ou d’autres technologies similaires pour vous présenter des publicités en fonction de vos activités de navigation et de vos intérêts. Nous utilisons l’outil Google Analytics standard pour l’analyse générale des sites. Pour en savoir plus sur la façon dont Google utilise les données des sites qui utilisent ses services, cliquez ici.

Nous avons également mis en œuvre les fonctionnalités publicitaires suivantes de Google Analytics pour nos publicités payées :

  • remarketing avec Google Analytics;
  • rapports sur les impressions enregistrées sur le réseau Display de Google;
  • rapports sur les données démographiques et les centres d’intérêt dans Google Analytics; et
  • services intégrés nécessitant la collecte, par Google Analytics, de données à des fins publicitaires, notamment la collecte de données au moyen d’identifiants et de témoins publicitaires.

Si vous souhaitez désactiver les fonctions publicitaires de Google Analytics que nous utilisons, cliquez ici.

Données biométriques

Comme indiqué précédemment, UKG ne collecte ni ne contrôle les données relatives aux employés des clients. Pour les clients qui utilisent des terminaux Kronos dotés d’un dispositif biométrique ou d’un lecteur d’empreintes digitales, la collecte des données de lecture des empreintes digitales des employés des clients est assurée et contrôlée par le client. Nos clients collectent ces données relatives aux employés à l’aide de ses terminaux de lecture d’empreintes digitales et des logiciels connexes et stockent ensuite les données collectées sur le site contrôlé par le client ou dans un espace sécurisé (conformément à la législation applicable) mis à la disposition du client par Kronos dans un environnement infonuagique prévu à cet effet.

Ces données sont utilisées par le client à des fins de vérification des employés pour les besoins de la gestion des heures des employés. Ces données ne sont que des modèles créés à partir d’algorithmes mathématiques, et ne constituent pas des empreintes digitales. Les données de lecture des empreintes digitales des employés des clients, ou les modèles décrits ci-dessus, peuvent faire partie des données sur les employés des clients qui sont collectées ou conservées par les clients de Kronos. 

Vous pouvez consulter la politique de Kronos en matière de sécurité des données applicable à l’espace sécurisé dans lequel les clients peuvent conserver les données relatives aux employés à l’adresse suivante : https://fr.kronos.ca/securite Kronos a mis en place des mesures raisonnables afin de limiter son accès aux données de lecture des empreintes digitales des employés des clients. Dans les rares cas où Kronos accède aux données de lecture des empreintes digitales des employés des clients (par exemple, pour l’assistance technique), l’accès s’effectue conformément aux instructions du client et à des procédures strictes en matière de traitement des données.

De plus, Kronos détruit définitivement ces données dès que l’objectif lié à cet accès aux données a été atteint. Les clients sont responsables de la destruction des données de lecture des empreintes digitales de leurs employés qu’ils collectent, contrôlent, détiennent ou conservent. Toute question concernant les données de lecture des empreintes digitales ou les données biométriques relatives aux employés des clients, notamment en ce qui a trait au calendrier de conservation ou au processus de destruction applicables, doit être adressée à l’employeur concerné.
 

Droits des personnes concernées par les données

UKG prend des mesures raisonnables pour s’assurer que tous les renseignements personnels des employés, des candidats à un emploi et des visiteurs des sites Web d’UKG sont exacts et complets pour l’utilisation prévue. Comme indiqué précédemment, nous utilisons les renseignements personnels conformément aux objectifs pour lesquels ils ont été collectés seulement, selon ce qui est exigé ou autorisé par la loi, ou conformément à ce que vous pourriez autoriser ultérieurement.  

En ce qui a trait à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels, et conformément à la législation en vigueur, nous vous offrons la possibilité d’exercer, en tout ou en partie, les droits suivants vous permettant de :

  • consulter les renseignements personnels que nous conservons à votre sujet;
  • mettre à jour ou corriger les renseignements personnels inexacts ou incomplets vous concernant;
  • demander la suppression de vos renseignements personnels;
  • vous opposer au traitement de vos renseignements personnels ou limiter celui-ci;
  • recevoir les renseignements personnels que vous avez précédemment fournis à UKG, dans un format lisible sur ordinateur, vous permettant de transférer ces renseignements personnels à une autre entreprise à votre discrétion;
  • ne pas faire l’objet d’une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé, ceci comprenant le profilage, qui a des conséquences juridiques pour vous ou qui vous touche notablement de façon similaire; et
  • déposer une plainte directement auprès de l’autorité de surveillance compétente sur notre traitement de vos renseignements personnels.

Exercice de vos droits

Afin de protéger la confidentialité de vos données et votre sécurité, nous prenons des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de vous donner accès à vos renseignements personnels. Suivez les instructions ci-dessous en fonction de votre relation avec UKG, et fournissez les informations demandées pour nous permettre de traiter votre demande de façon adéquate.  Nous répondrons à votre demande dans un délai raisonnable.

Visiteurs Web

Si vous êtes résident de l’Union européenne, de la Suisse ou du Royaume-Uni, et que vous souhaitez demander l’accès à vos renseignements personnels et/ou demander la suppression (droit à l’oubli) des renseignements personnels fournis précédemment, cliquez ici.

Employés et candidats à un emploi chez Ultimate Software

Si vous êtes un employé actuel ou un ancien employé d’Ultimate Software et résidez dans l’Union européenne, en Suisse ou au Royaume-Uni, et que vous souhaitez demander l’accès à vos renseignements personnels et/ou demander la suppression (droit à l’oubli) des renseignements personnels fournis précédemment, envoyez votre demande par courriel à l’adresse [email protected]. Dans votre courriel, précisez le droit que vous souhaitez exercer. Aux fins de la vérification de votre identité, la demande doit comporter les éléments suivants :

  • votre nom complet et l’adresse de courriel associée à votre profil;
  • votre numéro de téléphone privilégié; et
  • votre date d’embauche, que les employés actuels ou les anciens employés peuvent trouver (jusqu’à un an après la cessation d’emploi) dans leur profil ou la lettre d’offre d’emploi. Veuillez utiliser le format MM/JJ/AA pour votre date d’embauche.

Si vous avez précédemment postulé à un emploi chez Ultimate Software (candidats à un emploi) et résidez dans l’Union européenne, en Suisse ou au Royaume-Uni, et que vous souhaitez demander l’accès à vos renseignements personnels et/ou demander la suppression (droit à l’oubli) des renseignements personnels fournis précédemment, envoyez votre demande par courriel à l’adresse [email protected]. Dans votre courriel, précisez le droit que vous souhaitez exercer. Aux fins de la vérification de votre identité, la demande doit comporter les éléments suivants :

  • votre nom complet et l’adresse de courriel associée à votre profil;
  • votre numéro de téléphone privilégié; et
  • le nombre d’offres d’emploi auxquelles vous avez répondu chez Ultimate, ainsi que l’intitulé et le code du poste associé à chaque candidature, qui se trouvent dans votre profil, sous l’onglet Candidatures.

Employés et candidats à un emploi chez Kronos

Si vous êtes un employé actuel ou un ancien employé de Kronos et résidez dans l’Union européenne, en Suisse ou au Royaume-Uni, contactez votre représentant des ressources humaines chez Kronos pour comprendre, consulter, modifier et/ou contrôler les données personnelles qui ont été fournies à Kronos dans le contexte de l’emploi.

Si vous avez précédemment postulé à un emploi chez Kronos (candidats à un emploi) et résidez dans l’Union européenne, en Suisse ou au Royaume-Uni, contactez votre recruteur ou votre représentant des ressources humaines chez Kronos, selon les cas, pour comprendre, consulter, modifier et/ou contrôler les données personnelles qui ont été fournies à Kronos dans le contexte de la candidature.

Employés et candidats à un emploi chez nos clients

Lors du traitement de renseignements personnels pour le compte d’un client, la société UKG n’entretient aucune relation d’affaires directe avec les personnes dont elle traite les renseignements personnels (candidats ou employés de nos clients). 

Si vous êtes employé ou candidat à un emploi, actuel ou ancien, chez l’un des clients d’UKG, contactez directement l’employeur/l’ancien employeur/l’entreprise chez qui vous avez postulé afin d’exercer vos droits relatifs à vos renseignements personnels. En tant que responsable du traitement des données, UKG ne répond pas aux demandes des candidats ou des employés de ses clients, sauf si ces derniers ont cessé leurs activités. 

Refus des demandes 

Conformément à la loi en vigueur, UKG peut refuser une demande relative aux droits individuels d’une personne concernée par les données. UKG s’efforcera de vous informer en temps utile de toute décision et des raisons du refus. 

Résolution des litiges

Conformément au présent avis, UKG effectuera les investigations nécessaires pour résoudre les plaintes et les litiges concernant l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels. En outre, UKG accepte de coopérer avec les autorités de protection des données au sein de l’Union européenne et avec le préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) en Suisse, ou avec des représentants autorisés en cas de litige concernant les informations sur les ressources humaines reçues de l’Union européenne, du Royaume-Uni et de la Suisse. 

Si nous n’avons pu résoudre de façon satisfaisante un litige ou un problème concernant la confidentialité de vos données, la question sera traitée conformément aux procédures de règlement des litiges applicables par notre prestataire de services de règlement des litiges tiers basé aux États-Unis (gratuit) sur le site https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

Nous vous encourageons vivement à nous faire part de toute plainte concernant le présent avis de confidentialité et/ou notre application de cet avis avant de passer à la procédure d’arbitrage décrite au paragraphe précédent.
 

Sécurité

Pour empêcher toute divulgation de vos renseignements personnels ou tout accès non autorisé à ceux-ci, et pour maintenir l’exactitude des données et permettre uniquement leur utilisation appropriée, UKG applique des procédures et des contrôles physiques, techniques et administratifs afin de protéger les informations que nous recueillons.

Pour protéger la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience de vos renseignements personnels, nous utilisons un large éventail de contrôles d’accès physiques et logiques, de pare-feu, de systèmes de détection/prévention des intrusions, de surveillance des réseaux et des bases de données, d’antivirus et de systèmes de sauvegarde. Nous avons recours à des sessions chiffrées lors de la collecte ou du transfert de données sensibles par l’intermédiaire de nos sites Web.

Nous limitons l’accès à vos données et à vos renseignements personnels aux personnes qui conservent et traitent ces informations aux fins d’un objectif d’entreprise déterminé. Nos employés qui ont été autorisés à accéder à vos renseignements personnels sont sensibilisés à leurs responsabilités en matière de protection de la confidentialité, de l’intégrité et de la disponibilité de ces informations et ont reçu la formation et les instructions pertinentes.
 

Application et vérification

UKG évalue régulièrement ses opérations afin d’en vérifier la conformité au présent avis de confidentialité.

Si nous constatons que l’un de nos employés ou l’un de nos partenaires utilise ou divulgue des renseignements personnels d’une façon contraire au présent avis de confidentialité, nous prendrons des mesures raisonnables pour empêcher ou faire cesser cette utilisation ou cette divulgation. Nous investissons nos employés et nos partenaires de la responsabilité du maintien de la confiance que nos clients nous accordent.
 

Changements apportés à cet avis de confidentialité

Cet avis décrit nos politiques actuelles de protection des renseignements personnels, approuvées le 1er octobre 2020. UKG se réserve le droit de modifier ou de rectifier le présent avis en tout temps, conformément aux lois applicables.  Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page pour obtenir les informations les plus récentes sur nos pratiques en matière de confidentialité des renseignements personnels.

Coordonnées

Vous pouvez contacter Ultimate en tout temps pour toute question ou préoccupation concernant le présent avis de confidentialité à l’adresse [email protected]. Vous pouvez également envoyer vos questions par écrit à :

The Ultimate Software Group
Attention: Vice President of Privacy, Risk & Compliance
2000 Ultimate Way
Weston, FL 33326, États-Unis 

Les personnes résidant dans l’UE peuvent contacter notre délégué à la protection des données (DPD) par courriel à l’adresse [email protected]. Vous pouvez joindre le DPD, qui agit également en tant que représentant d’Ultimate Software en Europe, à l’adresse suivante :

The Ultimate Software Group
Attention: DPO
53 rue d’Hauteville
75010 Paris, France

Vous pouvez également contacter Kronos en tout temps pour toute question ou préoccupation concernant le présent avis de confidentialité à l’adresse [email protected]. Vous pouvez également envoyer vos questions par écrit à :

Kronos Incorporated
Attn: Privacy Officer
900 Chelmsford St.
Lowell, MA 01851, États-Unis

Les personnes résidant dans l’UE peuvent contacter notre représentant désigné pour l’Union européenne à l’adresse suivante :

Kronos Systems Limited
Attn: Law Department
The Capitol Building
2nd Floor, South Wing
Oldbury, Bracknell
UK RG12 8FZ
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Résidents de Californie – Avis de confidentialité pour la Californie

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